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電力客戶的檔案記錄了用電客戶和電網(wǎng)企業(yè)間供電用電關(guān)系建立的全過程,其既是用戶合法權(quán)益構(gòu)成部分,又記載了供電企業(yè)把客戶作為核心服務(wù)的過程, 電力客戶檔案可以用來分析用電客戶的關(guān)鍵需求。 電力客戶的檔案來源于基層供電局電力營(yíng)銷的網(wǎng)點(diǎn),因此,科學(xué)管理各種動(dòng)態(tài)與分散用電用戶檔案,是供電企業(yè)首要任務(wù),進(jìn)而為用戶提供有效的服務(wù)。

某市電力客戶的歷史檔案存量高達(dá)幾千頁(yè), 且每年以百分之十左右的速度上漲, 導(dǎo)致客戶檔案的處理方式和電力營(yíng)銷的管理系統(tǒng)高效應(yīng)用之間存在分歧, 因此需要對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行變革。 在電力客戶的檔案?jìng)}儲(chǔ)管理策略基礎(chǔ)上,啟動(dòng)客戶檔案的倉(cāng)儲(chǔ)項(xiàng)目與數(shù)字化的處理模式,可以盡可能實(shí)現(xiàn)客戶變更、報(bào)裝等驗(yàn)收、申報(bào)、執(zhí)行與審批檔案資料的數(shù)字化,推動(dòng)資源的高效利用,進(jìn)而解決檔案管理過程中長(zhǎng)期需求與現(xiàn)實(shí)之間的矛盾。

工程建設(shè)項(xiàng)目主要包括標(biāo)準(zhǔn)化的子工程、基礎(chǔ)建設(shè)、數(shù)字化的運(yùn)作過程與軟件開發(fā)四個(gè)部分。 構(gòu)建該市市場(chǎng)和客戶檔案的關(guān)鍵部門,構(gòu)建各供電所客戶檔案的數(shù)字管理機(jī)構(gòu),實(shí)行數(shù)字化的集中管理;構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)的實(shí)體運(yùn)營(yíng)機(jī)制,實(shí)行規(guī)范化與專業(yè)化管理。

倉(cāng)儲(chǔ)處理模式啟用、檔案數(shù)字化的管理平臺(tái)構(gòu)建、集中數(shù)字處理管理模式啟用在日常運(yùn)營(yíng)的成本、人力資源、固定投資的費(fèi)用、管理成本與場(chǎng)地使用的成本等方面已經(jīng)取得顯著成效,且產(chǎn)生較好的效益。 例如:傳統(tǒng)模式數(shù)字化的檔案管理需要配置125人,集中數(shù)字化的檔案管理只需要2 條生產(chǎn)線、配置36 人;庫(kù)存租賃的成本上,進(jìn)行分散處理要庫(kù)房1 640 m3,柜1 100 個(gè),集中數(shù)字化的管理初期需要庫(kù)房500 m3,柜150 個(gè);按照個(gè)人薪酬4 500 元月,庫(kù)房的租金是45 元/m2,每一年可以節(jié)省總費(fèi)用425 萬元［1］。

電力營(yíng)銷、電力建設(shè)與規(guī)劃、電力生產(chǎn)組成電網(wǎng)企業(yè)核心的業(yè)務(wù)鏈,也是構(gòu)成檔案的主要源頭。 因此,客戶檔案要把為客戶、業(yè)務(wù)服務(wù)作為核心,圍繞檔案利用、檔案實(shí)體、檔案存儲(chǔ)與檔案數(shù)字化等展開精細(xì)化、專業(yè)化管理,提高信息數(shù)據(jù)與檔案的管理效率,確保用戶檔案資料安全,進(jìn)而為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

應(yīng)用信息技術(shù)與現(xiàn)代化物流的倉(cāng)儲(chǔ)技術(shù)構(gòu)建檔案的倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)構(gòu),把檔案管理與業(yè)務(wù)表單、流程固化至信息體系中,把抽象檔案服務(wù)的理念轉(zhuǎn)變成實(shí)際的平臺(tái)與工具, 構(gòu)建新型檔案?jìng)}儲(chǔ)的管理機(jī)構(gòu),合理管理并充分應(yīng)用營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)客戶的檔案,更好的為客戶提供服務(wù)。

(1)構(gòu)建檔案?jìng)}儲(chǔ)的管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)需要根據(jù)檔案?jìng)}儲(chǔ)的管理需求進(jìn)行設(shè)立。 按照管理職能可以分成工作標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn);按照技術(shù)進(jìn)行分析,包括和其他業(yè)務(wù)的信息體系數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)利用的服務(wù)流程、元數(shù)據(jù)的管理、數(shù)據(jù)整理與分類、數(shù)據(jù)安全的審批權(quán)限。 此外,還要針對(duì)檔案綜合化信息的系統(tǒng)用戶與檔案管理的崗位,完善檔案的利用標(biāo)準(zhǔn)與服務(wù)流程。

(2)構(gòu)建檔案?jìng)}儲(chǔ)的管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)目的是為更好地建立與運(yùn)營(yíng)檔案?jìng)}儲(chǔ)的管理模式。 建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系可以滿足檔案管理與電力營(yíng)銷中的各項(xiàng)制度要求,主要涵蓋業(yè)務(wù)管理與行政考核標(biāo)準(zhǔn)、表單作業(yè)等,同時(shí)為客戶提供表單、制度、指標(biāo)與流程的四位一體保障,并對(duì)檔案?jìng)}儲(chǔ)的管理任務(wù)進(jìn)行細(xì)分,確保標(biāo)準(zhǔn)管理的界面與工作職責(zé)清晰,進(jìn)而為新模式的推廣應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

(1)構(gòu)建以客戶為主導(dǎo)的檔案管理方案與檔案的利用流程。

(2)組建技術(shù)的研發(fā)團(tuán)隊(duì), 同時(shí)提出合理的建議與意見, 保證客戶檔案的管理系統(tǒng)構(gòu)建與電力營(yíng)銷需求、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符合;組建資深運(yùn)營(yíng)隊(duì)伍,收集、移交新增的客戶檔案,并實(shí)施數(shù)字化的整理與處理;組建工程項(xiàng)目專業(yè)管理隊(duì)伍,實(shí)行整個(gè)施工過程的管理,全方面了解客戶的需求,及時(shí)解決服務(wù)過程遇到的問題與困難。

(3)建立集約化、 現(xiàn)代化紙質(zhì)文檔的儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù), 便于長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存客戶檔案的實(shí)體, 對(duì)存量與實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理與真空包裝,同時(shí)為上游客戶提高數(shù)據(jù)信息的服務(wù)［2］。

(1)建設(shè)倉(cāng)儲(chǔ)檔案的管理機(jī)構(gòu),對(duì)檔案合理利用、收集、保管與整理進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧,實(shí)現(xiàn)檔案的資源一體化、集約化管理。

(2)為了滿足專業(yè)服務(wù)與檔案的管理需要,要重視建設(shè)檔案綜合化信息的管理平臺(tái)與功能用房,完善運(yùn)營(yíng)模式、檔案業(yè)務(wù)與綜合管理工作標(biāo)準(zhǔn),建立專業(yè)服務(wù)隊(duì)伍。

(3)提供專業(yè)培訓(xùn)規(guī)范檔案?jìng)}儲(chǔ)管理、運(yùn)營(yíng)服務(wù)模式。

檔案綜合化管理的平臺(tái), 可以幫助檔案管理工作人員更好地展開日常工作, 能夠支持檔案業(yè)務(wù)管理與檔案業(yè)務(wù)操作,例如:全宗卷的管理任務(wù)、檔案的數(shù)字化加工與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理,以及可視化巡檢與檔案的庫(kù)房管理等。 此外,檔案的綜合化管理平臺(tái)與客戶檔案實(shí)際運(yùn)營(yíng)的流程比較貼合, 能夠更好地滿足業(yè)務(wù)需要。

數(shù)據(jù)的集中化處理過程中, 可以保障檔案數(shù)據(jù)安全性。 此外,為了提高數(shù)據(jù)查閱速度,要不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的結(jié)構(gòu)。 還要結(jié)合檔案制定方案, 也就是利用單點(diǎn)數(shù)據(jù)的交互方式與檔案管理的執(zhí)行專線,對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密,同時(shí)設(shè)立數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)備份體系,確保數(shù)據(jù)的安全性與準(zhǔn)確性。

總而言之,實(shí)現(xiàn)電力用戶檔案的倉(cāng)儲(chǔ)管理,是新時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),是加強(qiáng)營(yíng)銷服務(wù)、提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的前提。 其中,數(shù)字化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)本地查閱、協(xié)同辦公、執(zhí)行、快捷申報(bào)與批準(zhǔn),在很大程度上提高了檔案查詢的效率;細(xì)密分工與流水線作業(yè)可提高操作執(zhí)行力與專業(yè)性。 另外,應(yīng)用數(shù)字化方式對(duì)檔案進(jìn)行管理,不僅可以降低管理成本、充分利用資源,而且能保證檔案的安全,有利于提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。