石油物資倉儲部門作為重要的質(zhì)量關(guān)口, 所入庫物資的質(zhì)量直接影響到油田生產(chǎn)建設(shè)的工作質(zhì)量。因此, 進一步加強物資入庫驗收管理, 把好物資的準入關(guān), 從源頭上杜絕不合格物資進入庫房, 是物資倉儲部門的核心任務(wù), 那么, 當前物資驗收過程中存在哪些問題, 如何加強入庫驗收管理呢?
物資入庫驗收工作關(guān)系到國家物資財產(chǎn)的安全和企業(yè)切身的經(jīng)濟利害關(guān)系。
物資入庫驗收直接關(guān)系到供貨方、承運方與倉儲部門的經(jīng)濟責任和經(jīng)濟利益。通過驗收, 將數(shù)量不足、規(guī)格不符、配套不全、質(zhì)量不合格等情況做好詳細記錄, 分清責任, 可以據(jù)此向有關(guān)責任單位提出換貨、退貨、拒付或索賠, 以維護本單位的利益不受損失。
因為入庫物資經(jīng)過長途運輸和多次裝卸搬運后, 物資的包裝很容易破壞, 化工產(chǎn)品、儀器儀表等物資更容易受損, 致使影響物資的最后使用價值。若是物資在入庫時質(zhì)量不合格, 既使后期再加強保養(yǎng), 也無法使物資質(zhì)量達標。
通過驗收員對物資進行認真細致的驗收, 對不合格物資進行拒收或返廠整改, 只有物資質(zhì)量不斷地改進, 才能滿足用戶的需求, 達到準入的最終目的。
由此可見, 把好物資入庫驗收關(guān)是非常重要的, 任何的疏忽或大意, 都會給以后的保管、發(fā)放工作帶來困難, 并對單位造成一定的損失。
物資驗收作業(yè)一般按照驗收準備、核對證件、檢查實物、填寫記錄、問題處理、制單登帳、堆碼就位、建卡建檔的程序進行。
2.1 驗收準備
為保證入庫驗收工作及時而準確地進行, 提高驗收效率, 在驗收前必須做以下準備工作:
2.1.1 根據(jù)物資的性質(zhì)、形狀、數(shù)量, 確定存放的地點位置、堆碼垛形和保管方法。
2.1.2 準備好堆碼、苫墊材料, 準備裝卸、搬運所需的設(shè)備、機具、人力, 對特殊物資還必須準備防護措施。
2.1.3 準備檢測工具和計量器具, 并校對準確。
2.1.4 收集和熟悉驗收憑證、單據(jù)和有關(guān)資料。
2.2 核對證件
所謂核對證件就是將供貨單位提供的質(zhì)量證明書、合格證、發(fā)貨明細表等證件, 與業(yè)務(wù)主管部門或存貨單位提供的入庫通知單和訂貨合同進行核實、查對, 相符后, 才能進行實物驗收。
物資入庫驗收中必須核對的有關(guān)證件和憑證具體有:
2.1.1業(yè)務(wù)主管部門或存貨單位提供的入庫通知單、訂貨合同或協(xié)議書等。
2.1.2供貨單位提供的質(zhì)量證明書、合格證、產(chǎn)品使用說明書、裝箱單、磅碼單、發(fā)貨明細表等。
2.1.3承運部門提供的運單、提運通知單等。
2.3 檢驗實物
檢驗實物是指收貨單在具備驗收條件后, 按照一定的程序和手續(xù), 對入庫物資進行數(shù)量和質(zhì)量檢查的過程。
2.3.1 數(shù)量檢驗。數(shù)量檢驗是保證物資數(shù)量準確所不可缺少的步驟, 它是核對到庫物資的品名、規(guī)格、型號、件數(shù)、重量、長度等與入庫通知單、運單、發(fā)貨明細表等資料是否相符的一項工作。
2.3.2 質(zhì)量驗收。一般分為外觀質(zhì)量檢驗和內(nèi)在質(zhì)量檢驗。外觀質(zhì)量檢驗是指驗收員物資表面有無水漬、潮濕、發(fā)霉、溶化、老化、生銹、異味、變質(zhì)、變色、損傷等異狀以及尺寸偏差等缺陷。對于金屬材料還要檢查表面裂紋、結(jié)疤等外觀質(zhì)量缺陷。
2.4 物資驗收記錄及管理
2.5 物資入庫手續(xù)及建卡建檔工作。
3.1 驗收程序多, 內(nèi)容繁雜, 管理辦法、規(guī)定不便于驗收員記憶和操作。
3.2 驗收員責任不明確。
3.3 監(jiān)督考核只重視懲治性的事后監(jiān)督, 而忽視防范性的事前事中監(jiān)督。
針對物資入庫驗收程序多、內(nèi)容多, 不方便保管員記憶的問題, 組織業(yè)務(wù)骨干, 在保證驗收效果的前提下, 對驗收工作進一步優(yōu)化。
在對各類驗收管理規(guī)定高度概括的基礎(chǔ)上, 提煉出“八看八注意”驗收方法。“八看”即:一看到庫物資名稱規(guī)格型號與合同條款是否一致, 二看物資生產(chǎn)廠家與合同標注是否一致, 三看物資執(zhí)行標準與合同標注是否一致, 四看物資包裝標識是否符合要求, 五看到貨物資有無產(chǎn)品合格證, 六看物資生產(chǎn)日期及保質(zhì)期標注是否清楚, 七看物資內(nèi)外質(zhì)量是否合格, 八看定量包裝物資是否缺斤短兩。“八注意”即:一要注意執(zhí)行供應(yīng)商寄售合同首批入庫率是否符合規(guī)定, 二要注意物資的儲備定額是否達到標準, 三要注意堅持先進先出的發(fā)料原則, 四要注意一進一出的物資是否合規(guī), 五要注意杜絕先用料后補辦手續(xù)或不見料辦理手續(xù)等違規(guī)現(xiàn)象, 六要注意拒收、退料手續(xù)是否齊全, 七要注意單據(jù)、印章管理是否到位, 八要注意入庫物資的基礎(chǔ)資料是否達到質(zhì)量體系標準要求。將繁雜的物資驗收規(guī)定提煉成瑯瑯上口的幾句話, 使驗收標準變得簡單易于操作。
為了進一步防止儀器儀表、石油專用工具等物資出現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象, 在庫房內(nèi)建立樣品區(qū), 以優(yōu)質(zhì)生產(chǎn)廠家、質(zhì)量過硬的產(chǎn)品為該庫存放物資的比對樣品, 要求保管員在物資入庫前, 嚴格對照樣品、合同條款進行質(zhì)量對比檢驗。樣品區(qū)的建立, 為驗收員提供了驗收把關(guān)的標尺, 使物資的驗收工作變得更加直觀、客觀, 同時也方便了用戶對所用產(chǎn)品質(zhì)量的比較, 進一步增加了在庫物資質(zhì)量的透明度, 促進了物資質(zhì)量的現(xiàn)場監(jiān)督。
對驗收員進行統(tǒng)一編號, 在驗收過程中, 驗收員不僅要對每一項到貨物資的入庫數(shù)量進行逐一清點, 進一步核對送貨清單, 而且按照一定的抽檢比例, 對物資的外觀質(zhì)量、標志標識、隨行資料、配件、包裝等5個方面的質(zhì)量抽檢, 并如實填寫《物資入庫外觀驗收卡》, 注明驗收員編號, 隨貨同行, 方便質(zhì)量追溯, 可進一步增強驗收員的履職盡責意識, 保證驗收工作的效果。
對驗收員加強《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《計量法》、《標準化法》等有關(guān)法律法規(guī)以及《物資質(zhì)量管理責任追究辦法》等相關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)學(xué)習, 同時仔細講解每項物資驗收注意事項, 進一步提高驗收員的質(zhì)量意識和崗位責任意識, 增強驗收識別能力。一是實行技能交流結(jié)對子, 發(fā)揮老員工工作經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)水平高, 年輕員工善于操作電腦的優(yōu)勢, 以“導(dǎo)師帶徒”、“一對一”、“一對多”技能交流結(jié)對子的形式, 讓每個人都來當師傅、傳絕活兒, 延長知識技能“短板”, 促進保管員共同學(xué)習, 整體提高。二是設(shè)立了崗位練兵臺, 創(chuàng)建“崗位課堂”, 鼓勵職工利用業(yè)余時間, 進一步提高業(yè)務(wù)技能。三是采取以考促學(xué)、以賽代練的方式, 組織班組技術(shù)對抗賽、青年擂臺賽、倉庫保管工技術(shù)比武, 提高保管員業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。四是開展內(nèi)部培訓(xùn)。針對日常工作中存在的薄弱環(huán)節(jié), 組織業(yè)務(wù)骨干、技術(shù)帶頭人對保管員進行有針對性的培訓(xùn), 進一步提高處理日常業(yè)務(wù)的能力。
一是推行分庫自查、物資管理部門專項檢查、總庫集中檢查的“三查”運行機制, 通過隨機檢查和業(yè)務(wù)倒查的方式, 物資驗收工作的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查, 針對查出的問題, 落實責任人, 逐項整改, 同時制定有針對性的防范措施, 并納入員工績效考核。二是實行總庫承包分庫, 分庫承包班組的形式, 對各班組驗收工作進行日常巡查, 發(fā)現(xiàn)問題立即整改, 促進驗收工作的順利進行, 保證驗收質(zhì)量。三是對個別重要物資, 可組織供應(yīng)商寫出書面承諾, 嚴禁出現(xiàn)以次充好的現(xiàn)象, 一旦發(fā)現(xiàn)將給予一定的處罰, 或上報管理部門停止其物資準入, 以確保入庫物資的質(zhì)量。
對于閥門等油田重點治理物資, 除了按照驗收規(guī)定對物資的標志標識、外觀質(zhì)量進行全方位驗收外, 我們還對每一只閥門唯一的質(zhì)量檢驗鋼號進行驗收。同時在物資發(fā)出時, 在發(fā)料憑證上注明每一只發(fā)出閥門相對應(yīng)的質(zhì)量檢驗鋼號 (身份證號) , 對物資進行永久質(zhì)量跟蹤。
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