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西安地鐵運營分公司物資部2010年3月份成立, 2010年11月份搬至渭河車輛段。前期, 由于物資部人員少, 各部物資需求緊急, 且部門對需求信息描述不清等因素, 導致物資部前期工作困難重重。為保障供應(yīng), 確保開通, 物資部全體人員齊心協(xié)力, 全力以赴, 加班加點, 在物資部領(lǐng)導的正確領(lǐng)導下, 較為圓滿地完成了運營開通前、后物資供應(yīng)工作。為西安首條地鐵的綜合聯(lián)調(diào)、順利開通、平安運營作好了物資保障。

但物資管理工作不僅是保障供應(yīng), 它是對本企業(yè)所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制, 包括物資計劃制訂、物資采購和物資倉儲管理等幾個重要內(nèi)容, 其中物資倉儲管理又包括物資的驗收、出入庫、物資存放保管、賬目、盤點等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互影響, 任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題, 都將對企業(yè)的物資供應(yīng)造成不良影響。本文就根據(jù)兄弟地鐵公司的倉儲管理經(jīng)驗, 結(jié)合自身實踐, 針對倉儲管理各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題, 從兩個方面對倉儲管理工作進行分析思考。

計劃從倉庫布局規(guī)劃、人員配備、信息化管理等五個方面來具體介紹。

渭河車輛段設(shè)物資總庫一座, 具體包括立庫、平庫區(qū)、工建料棚、雜品庫和材料堆場。倉庫功能設(shè)置基本合理。

存在問題:

(1) 倉庫布局過于分散, 既不便于日常安全管理, 又導致物資出入庫作業(yè)場所過于分散, 增加人員工作量。

(2) 立庫控制室布局非常不合理, 監(jiān)控室未能正對立庫巷道。在立庫作業(yè)時不能實時監(jiān)控堆垛機作業(yè)狀態(tài), 存在安全隱患。

(3) 平庫區(qū)無水管及排水設(shè)計, 造成庫內(nèi)衛(wèi)生清潔用水非常不便。

(4) 平庫區(qū)屋頂設(shè)計過低, 配置天車無法正常使用。

(5) 平庫區(qū)未設(shè)計有效地降溫排風系統(tǒng), 夏季庫內(nèi)氣溫非常高, 不便于物資有效科學存放。

存在問題:

(1) 現(xiàn)有庫管員均無物資管理相關(guān)專業(yè)教育經(jīng)歷, 嚴重缺乏物資管理從業(yè)經(jīng)驗, 且人員不穩(wěn)定, 變動頻繁, 為倉儲工作連續(xù)開展造成了很大困難。

(2) 在運營籌備階段, 人員嚴重不足, 而在運營籌備期物資出入庫作業(yè)量是非常大的。由于倉儲工作具有非常強的連續(xù)性, 這就會為后續(xù)倉庫工作留下一定的隱患。

(3) 運營開通前倉庫物資吞吐量非常大, 資產(chǎn)管理系統(tǒng)一直未能投入使用, 倉儲作業(yè)一直處于全手工狀態(tài)。庫管人員的工作疲于應(yīng)付, 根本無暇做其它事情。

(4) 各生產(chǎn)部門材料人員亦是頻繁變動, 給倉庫管理造成了很多不利因素。

目前倉庫管理沒有倉庫管理系統(tǒng)軟件支持, 所有出入庫數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)分析全靠人工來完成, 工作量超大。前期分公司雖已開發(fā)了資產(chǎn)管理系統(tǒng), 但未經(jīng)有效測試, 問題較多, 根本不能滿足目前倉庫管理需要?，F(xiàn)代物資管理根本無從談起。

存在問題:

(1) 由于缺乏有效的物資管理系統(tǒng), 致使物資信息不能及時傳遞, 庫存信息不能實現(xiàn)共享。

(2) 計劃的準確性控制、庫存成本控制等工作都不能有效落實。

(3) 倉庫管理效率低下, 賬務(wù)管理人員工作量較大, 且容易出錯。

(4) 倉庫統(tǒng)計工作量較大, 且易出現(xiàn)統(tǒng)計差錯。

(5) 成本控制、消耗分析都無從作起。

(6) 不能有效發(fā)揮管理系統(tǒng)的系統(tǒng)控制功能, 使物資管理存在較多人為操作因素, 也不利客觀、公正。

(7) 計劃、采購和倉儲數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)傳遞, 三個口數(shù)據(jù)相互失去控制, 造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計不一致, 各執(zhí)一辭。

首先, 計劃準確性較差, 部分物資規(guī)格型號不一致。

(1) 各部門提報需求計劃不規(guī)范、不嚴謹, 存在一定隨意性, 致使計劃準確性較差, 反映到倉庫則顯示為送貨信息與需求計劃信息不一致, 致使倉庫日常管理異常被動, 困難重重。

(2) 物資目錄未正式啟用, 同種物資存在多個名稱, 且規(guī)格、計量單位不統(tǒng)一, 給倉儲管理增加較大工作量。

其次, 供貨商管理還有待加強。

(1) 部分供貨商在送貨時對于送貨單據(jù)隨意填寫, 造成送貨單、采購訂單和協(xié)議信息不一致, 經(jīng)常延誤交貨時間。

(2) 所供物資未加貼標簽, 供貨商送貨不能提前預(yù)約, 送貨缺乏計劃性。

(3) 供貨商未有效實現(xiàn)專業(yè)分類, 造成常規(guī)通用物資多達數(shù)家同時供應(yīng), 既不符合采購規(guī)律, 同時也給倉庫管理增加了難度。

(4) 前期供貨商發(fā)票開具很不及時, 造成倉庫賬務(wù)管理困難重重。

(5) 部分供貨商專業(yè)知識欠缺, 缺乏對所供物資的了解, 造成送貨時易出差錯。

再次, 需求部門緊急需求物資較多, 造成各種手續(xù)不全。

前期為了保障二號線如期開通、平安運營, 物資供應(yīng)保障放在首位, 這樣一方面造成先送貨, 后補簽協(xié)議訂單, 有違正常送貨流程, 造成出入庫單頻繁更換, 給倉庫無端增加了很多重復工作;另一方面到貨時間缺乏計劃性, 送貨過于集中, 對于倉庫收發(fā)貨造成很大壓力。

對于生產(chǎn)部門緊急需求物資, 為保使用, 一般都是先發(fā)物資后補手續(xù), 存在單據(jù)丟失遺漏現(xiàn)象。

(1) 2012年以前財務(wù)部要求物資統(tǒng)計是以該物資是否完成報銷作為統(tǒng)計口徑。報銷相關(guān)憑證要求完全一致, 而供應(yīng)商層次不齊, 原始送貨單與后開發(fā)票、清單存在諸多出入, 造成大量出入庫單返單, 也是制約報銷進度的一個重要因素, 造成倉庫人力物力的大量浪費。

(2) 與生產(chǎn)部門接口。

a.驗收不能及時配合, 造成到貨物資延遲入庫。

b.驗收入庫物資不能及時領(lǐng)取。

c.需求計劃提報與領(lǐng)料人員非一人, 易造成物資到貨后而延遲領(lǐng)取, 甚至影響生產(chǎn)。究其原因是領(lǐng)料人員不知道該物資是否屬于其部門 (車間) 提報。

(3) 物資儲存保管方面。

a.已辦完出庫手續(xù)物資與庫存物資未分開存放, 盤點時易造成誤盤。

b.個別庫存物資因發(fā)生化學反應(yīng)而變質(zhì), 倉庫無相關(guān)記錄。

c.物資存放未執(zhí)行五五化、三線化等要求。物資擺放未考慮物資輕重、出入庫頻率等要素。

(4) 物資出庫方面。

a.實物發(fā)放出現(xiàn)差錯, 規(guī)格相近物資發(fā)混。

b.存在白條出庫現(xiàn)象, 這是制度所不允許的。且盤點前未對借條進行有效清理。造成盤點數(shù)據(jù)混亂。

c.部分同類物資存放分散, 存在漏盤現(xiàn)象。

d.同樣物資存在多種名稱且不屬于一個物資類別, 致庫管員在發(fā)貨時出現(xiàn)差錯。做賬人員在下賬時易出現(xiàn)差錯。

e.對于因緊急需求出庫物資不按規(guī)定程序辦理。存在個別物資出庫無任何記錄。

f.相近物資發(fā)放不能嚴格執(zhí)行領(lǐng)料出庫單, 造成相近物資此多彼少現(xiàn)象。在盤點時就會形成盤混現(xiàn)象。

g.物資發(fā)放未嚴格執(zhí)行先進先出原則。

(5) 倉庫臺賬管理方面。

a.庫存物資標識卡填寫不規(guī)范, 主要表現(xiàn)為:驗收合格物資未及時填寫標識卡;物資存在出入庫動態(tài)未對標識卡即時進行更新, 這樣在盤點時就會發(fā)現(xiàn)很多物資卡存數(shù)與實物數(shù)不一致, 延誤盤點時間;填寫不規(guī)范, 隨意涂改, 字跡潦草。且?guī)齑鏋榱愕臉俗R卡隨意亂丟。

b.倉庫管理臺賬填寫不規(guī)范。主要表現(xiàn)在:埴寫內(nèi)容不完整、書寫潦草、不能即時記錄等。

c.自驗物資送貨清單未簽署驗收意見。

d.單據(jù)傳遞雖有流程, 但在執(zhí)行過程存在問題:表現(xiàn)在部分單據(jù)傳遞無簽認、領(lǐng)料出庫單未執(zhí)行完畢單據(jù)不能及時返單。

(1) 深入開展規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行力度, 要對倉庫的標準化作業(yè)進行有效落實, 崗位包干、職責到人。

第一, 要求倉庫日常工作必須嚴格依照《物資倉庫管理制度》、《倉庫安全管理制度》、《備品備件管理辦法》、《倉庫安全管理預(yù)防措施和應(yīng)急預(yù)案》和《物資部工作接口規(guī)定》。

第二, 通過流程梳理, 將各項工作分解劃分, 清晰確定人員、職責范圍, 流程交接有明確的手續(xù)證明。將工作區(qū)域分區(qū)專人負責, 責任要求落實到個人。

意義:每一個部門不可避免的會出現(xiàn)一顆“老鼠屎”, “老鼠屎”其實不可怕, 可怕的是將污染到整個部門環(huán)境。通過明確的責任劃分, 及時發(fā)現(xiàn)這顆老鼠屎, 同時也能分清自律性強的員工, 不至于出現(xiàn)問題打倒一片, 挫傷員工的積極性。

(2) 規(guī)范臺賬、記錄管理。明確倉庫管理臺賬、記錄清單, 具體可分為賬務(wù)管理、倉庫日常管理、倉庫設(shè)備設(shè)施管理、倉庫安全管理和單據(jù)移交簽認等五方面的臺賬、記錄。臺賬、記錄填寫要求明確到個人, 是否按時按規(guī)定填寫將納入個人月度量化考核。

(3) 加大倉庫工作考核 (KPI) 力度, 真正實現(xiàn)月度量化考核與工作水平、能力、態(tài)度相掛鉤。在部門人員持續(xù)增加的情況下, 績效考核有助于主管人員約束人員工作、操作行為, 考核內(nèi)容應(yīng)以實用為主。

具體考核內(nèi)容、及要求:

a.倉庫責任區(qū)現(xiàn)場環(huán)境考核。

b.以工作效率為要求對工作質(zhì)量 (差錯率) 、任務(wù)量 (工作完成量、工作時間量等) 量化考核。

c.從工作精神面貌、協(xié)作性、工作態(tài)度、工作流轉(zhuǎn)交接方面進行考核。

d.從公司行政制度、紀律方面考核。

上面四項, 主要以前兩項為主, 后兩項為輔, 此外在考核中, 盡量減少主觀上的評斷, 主要以數(shù)據(jù)為考核依據(jù), 這樣才能讓考核不流于形式, 部門人員更加注重考核內(nèi)容。

(4) 明確倉庫作業(yè)的關(guān)鍵點, 并采取有效措施對關(guān)鍵點進行卡控。如驗收過程、發(fā)放過程、倉庫安全管理、倉庫危險源等;

(5) 考慮庫管人員工作輪換:目前初步考慮按季度對庫管員負責物資類別進行輪換。

目的為:A、使人員熟悉庫房的整個操作環(huán)節(jié), 增加各環(huán)節(jié)的配合能力。B、為應(yīng)付突發(fā)的工作量增加、人員危機, 能及時調(diào)配人員, 被調(diào)人員能及時進入新崗位角色。C、倉庫管理是一種比較繁瑣沉悶的工作, 適度輪換, 可改變員工作環(huán)境, 能增加員工的新鮮感, 增強員工求知欲。

(6) 日常必須開展動態(tài)盤點工作。動態(tài)盤點即指對于前一天有出入庫動態(tài)的物資要求庫管員在第二個工作日進行詳細盤點, 這樣就能及時發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。

(7) 為了避免倉庫管理問題不能及時暴露, 嘗試月度交換盤點。

(8) 要求人員請假前后工作必須有交接, 并編制人員補位規(guī)定。

(9) 制訂倉儲人員培養(yǎng)計劃, 內(nèi)容應(yīng)包括部門統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓、個人提供自學計劃、送外培訓、一對一結(jié)對子等。

(10) 一定要提前做好新線人員儲備。

(11) 穩(wěn)定高效地倉庫管理系統(tǒng)盡快投入使用。

(12) 進一步明確倉儲作業(yè)內(nèi)外部接口, 并形成有章可循的具體規(guī)定。

(13) 加強供應(yīng)商管理, 完善供應(yīng)商到貨物資驗收環(huán)節(jié), 避免物資驗收存在漏洞。

(14) 新線介入工作倉儲人員應(yīng)提早參與。早介入才能早發(fā)現(xiàn)問題, 避免形成定局而無從修改, 造成不必要的麻煩。如對于倉庫布局規(guī)劃、功能區(qū)域劃分、設(shè)施設(shè)備配置等方面, 更需要提早介入, 設(shè)計單位應(yīng)征求使用單位的意見。

倉庫工作是一個系統(tǒng)工程, 具有非常強的連續(xù)性, 也是一個要求非常嚴肅的工作, 來不得半點馬虎。對于新成立的倉庫來說, 前期存在一些問題是再所難免的, 通過以上問題分析及有效整改措施, 倉庫管理水平定會再上臺階的。