目前眾多醫(yī)院對于院內(nèi)醫(yī)療器械、設(shè)備管理仍僅停留在靜態(tài)化的管理層面, 仍舊依托醫(yī)院信息系統(tǒng) (HIS) 或醫(yī)院資源計劃 (HRP) 系統(tǒng)的部分傳統(tǒng)功能模塊, 特別是許多基層醫(yī)院仍舊以半手工模式的狀態(tài)維系管理[1,2]。四川大學華西醫(yī)院以往以HIS、HRP系統(tǒng)實施醫(yī)療設(shè)備倉儲管理, 數(shù)年累計發(fā)現(xiàn)存在多種問題。隨著云計算、物聯(lián)網(wǎng)及移動互聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的普及與應(yīng)用, 各行業(yè)信息數(shù)據(jù)的種類、規(guī)模迅猛增長, 大數(shù)據(jù)是超出常規(guī)的數(shù)據(jù)庫工具獲取、存儲、管理和分析能力的數(shù)據(jù)集[3]。近年來, 隨著信息化技術(shù)在醫(yī)院臨床業(yè)務(wù)、管理工作應(yīng)用中的不斷普及與深入, 醫(yī)院建立完整的智能化數(shù)據(jù)及進行信息化管理轉(zhuǎn)變?yōu)榇髣菟?。利用信息技術(shù)的優(yōu)勢, 逐步完成了信息管理平臺建設(shè)。
HRP系統(tǒng)對于醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)鏈的流程管理一般延續(xù)傳統(tǒng)的庫內(nèi)核算、操作方法, 僅含基礎(chǔ)的入出庫、設(shè)備的庫存查詢及醫(yī)療設(shè)備憑證清單統(tǒng)計, 工作人員需熟悉、記憶設(shè)備的各種信息, 而缺少智能化操作功能, 如快速上架、動態(tài)庫存記錄、自動核算、錯誤提示等。
HRP系統(tǒng)對于實物效期缺乏有效的提示手段, 以紙質(zhì)單據(jù)為依據(jù)揀貨, 當揀貨員一次多單揀貨時, 貨位憑揀貨員記憶, 揀貨路徑復雜, 需手工合并同類項計算;且該系統(tǒng)僅記錄設(shè)備采購信息、出入庫等供應(yīng)鏈信息, 盤點困難。
醫(yī)療設(shè)備相關(guān)維修、保養(yǎng)工作經(jīng)驗的延續(xù)有利于提高使用效率, 減少不良損耗及延長設(shè)備使用壽命;但由于醫(yī)院缺乏有效的信息技術(shù)支持, 醫(yī)療設(shè)備相關(guān)維修、保養(yǎng)工作經(jīng)驗仍以口口相傳的延續(xù)途徑進行傳承, 長期觀察難以持續(xù), 明顯造成了大量知識的顯性流失。
過去設(shè)備維護人員實施設(shè)備維護維修工作后往往通過紙質(zhì)表單僅記錄維護結(jié)果用于存檔, 而此種模式下, 重要的維護維修過程基本未做詳細記錄;加之此類單據(jù)的實時性、準確性差, 工程師的統(tǒng)計工作量加大, 醫(yī)院難以準確全面掌握設(shè)備使用中的問題。
借助醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng), 對醫(yī)療設(shè)備采購管理、生命周期管理、供應(yīng)鏈及供應(yīng)鏈計劃管理、物流與運輸管理、巡檢和維修管理、計提折舊管理、報廢管理等均設(shè)置了明確的流程, 依托信息技術(shù)強大的優(yōu)勢, 醫(yī)院進一步結(jié)合了EBS等信息系統(tǒng), 充分總結(jié)借鑒工程師的經(jīng)驗, 結(jié)合相關(guān)文獻[4-5]經(jīng)驗報道, 基于C/S架構(gòu)設(shè)計開發(fā)了專門的醫(yī)療設(shè)備倉儲信息管理系統(tǒng), 見圖1。
醫(yī)療設(shè)備倉儲信息管理系統(tǒng)主要組成部分包括服務(wù)端與客戶端及接口管理:服務(wù)端主要包括醫(yī)院設(shè)備相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及檔案的管理, 使用ADO數(shù)據(jù)連接方式[6], 根據(jù)實際需求建立相應(yīng)數(shù)據(jù)表, 為客戶端提供數(shù)據(jù)支持;客戶端主要包括入庫管理、在庫管理、出庫管理、巡檢和維修管理、用戶管理和統(tǒng)計分析等功能模塊, 見圖2;接口管理定義了與HRP、掃碼設(shè)備、電子標簽及水平旋轉(zhuǎn)貨柜等硬件接口, 通過接口使射頻識別標記 (RFID) 、物資PN碼、貨位碼等建立綁定關(guān)系, 通過控制中心驅(qū)動水平旋轉(zhuǎn)貨柜轉(zhuǎn)動, 實現(xiàn)高值耗材的自動化取貨, 并經(jīng)局域有線/無線網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的統(tǒng)一調(diào)度, 執(zhí)行完畢后再同步系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
醫(yī)療設(shè)備倉儲信息管理系統(tǒng)實施一年多以來取得了顯著成果, 表現(xiàn)在設(shè)備倉儲管理的“6個改善”。
依托于信息管理系統(tǒng), 著力于醫(yī)療設(shè)備倉儲的各環(huán)節(jié)管理, 與HRP系統(tǒng)、EBS、集成平臺相得益彰, 共同實現(xiàn)了對設(shè)備入庫、存庫、出庫、巡檢、維修、全生命周期、統(tǒng)計的管理, 覆蓋設(shè)備調(diào)查、申請、論證、采購、收貨、上賬、轉(zhuǎn)移、使用、計提折舊、巡檢、維修、計量檢定、清點、報廢所有環(huán)節(jié), 基本未見死角與真空地帶。
通過對醫(yī)療設(shè)備的信息管理, 實現(xiàn)了全程動態(tài)監(jiān)控管理, 表現(xiàn)在可在線提出采購請示或申請、核算設(shè)備成本、入出庫動態(tài)記錄、設(shè)備故障報修、設(shè)備使用率及維修率查詢等, 從而可為醫(yī)院管理者提供全方位數(shù)據(jù)信息, 醫(yī)院相關(guān)工作人員可對設(shè)備運行狀態(tài)實施監(jiān)控, 并合理安排使用計劃;同時, 借助信息系統(tǒng), 醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備“進貨—入庫—記錄—使用—患者”資料的記錄完善、及時, 并通過定期在線收集、歸檔、統(tǒng)計, 隨時查詢和了解各使用部門及各科室所領(lǐng)用的設(shè)備基本信息、資質(zhì)、使用信息、維修記錄、和不良事件等。
借助信息管理系統(tǒng)的規(guī)范性和實時便利性, 醫(yī)院工程師及設(shè)備維護人員可將設(shè)備維修、養(yǎng)護等工作重要細節(jié)及注意事項進行記錄、保存, 將故障現(xiàn)象、故障原因、處理方法等整理上傳至對應(yīng)模塊, 形成公開的知識資源, 維修知識更新后, 模板同步更新, 保證了信息系統(tǒng)的先進性, 既方便了系統(tǒng)操作, 也鍛煉了工程師的業(yè)務(wù)水平。即使醫(yī)院設(shè)備維護人員、管理人員發(fā)生變動, 后來者或繼任者亦可輕松掌握基本流程、技術(shù)知識等核心資訊, 保證了醫(yī)療設(shè)備管理及維護工作的延續(xù)性。
信息管理系統(tǒng)與EBS、HRP系統(tǒng)、集成平臺實現(xiàn)了設(shè)備信息和出庫信息同步、費用申請信息同步、人員信息同步。完成了入庫設(shè)置、出庫“防火墻”建立及人員審核檔案在線記錄等, 通過與監(jiān)管部門系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)連接, 系統(tǒng)將支持供應(yīng)商資質(zhì)證書、產(chǎn)品注冊證等相關(guān)信息的實時查詢核對, 可實現(xiàn)入庫產(chǎn)品自動進行資質(zhì)審核。通過信息化管理技術(shù), 還可與大部分醫(yī)療機構(gòu)廣泛運行的檢查檢驗信息系統(tǒng)、設(shè)備信息系統(tǒng)等系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)結(jié)合, 從而可共享不同信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息, 尤其是罕見疾病、使用頻率較低或難度系數(shù)大的設(shè)備信息;此外, 醫(yī)院依托此系統(tǒng)建立了危機追蹤處理機制, 一旦出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備使用問題或故障, 可在線警示, 并及時查詢故障的原因, 甚至細化至使用該儀器的病人資料。
一方面, 該系統(tǒng)加強醫(yī)療設(shè)備的日常運維管理, 提高了運維的執(zhí)行力, 使運維人員分工合作, 職責明確, 增強了設(shè)備管理部門人員的信心, 細化設(shè)備管理各項制度的重點, 并進行有效的全程監(jiān)督和跟蹤評價, 保證制度落實到位。另一方面, 信息化管理對醫(yī)療設(shè)備使用人員信息進行動態(tài)記錄與定期更新, 特別是對大型設(shè)備管理人員進行有效管理, 使各科室設(shè)備上崗人員信息一鍵可查, 為醫(yī)院定期考核提供依據(jù)。此外, 系統(tǒng)提供了可視化查詢統(tǒng)計界面, 可為考核設(shè)備倉儲管理中心工作人員的業(yè)績及能力提供參考依據(jù)。
借助信息管理系統(tǒng), 可實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的條碼管理, 醫(yī)療設(shè)備附件、組件、備品備件管理精細化程度大幅提高, 可準確快速統(tǒng)計醫(yī)療設(shè)備開機率、年均檢查率、檢查陽性率、產(chǎn)出質(zhì)量及維修維護成本, 尤其是大型設(shè)備如CT、ECT、MRI、DSA等的折舊、維修等涉及到財務(wù)業(yè)務(wù)的自動生成財務(wù)成本憑證分攤至相應(yīng)科室, 明顯提高了核算效率和設(shè)備信息共享程度。確保統(tǒng)計分析及查詢的及時性和準確性。
隨著醫(yī)療信息技術(shù)的迅猛發(fā)展, 信息量日益豐富, 僅靠依托單獨醫(yī)療體系的信息管理模式已無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院的需求。醫(yī)療信息系統(tǒng)的共享、交互及集成研究已經(jīng)成為打造專業(yè)、全面、智能的現(xiàn)代化醫(yī)院的迫切需求[7]。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備倉儲管理是醫(yī)學工程部門的重要工作, 科學、高效、現(xiàn)代化的管理是此項工作得以正常開展的前提[8]。建立信息管理平臺, 并應(yīng)用到全院醫(yī)療設(shè)備倉儲管理中, 實現(xiàn)了“6個改善”, 使醫(yī)療設(shè)備達到有效利用、運維良好, 但在實施過程中, 仍出現(xiàn)一些問題, 如醫(yī)院醫(yī)療體制的限制導致醫(yī)療設(shè)備倉儲管理人才儲備不足, 數(shù)字化信息管理的同時導致醫(yī)院設(shè)備檔案管理保密性差, 現(xiàn)場維修、內(nèi)修、外修、送修等多種維修方式界限不清導致信息存在一定偏差等, 在進一步完善醫(yī)療設(shè)備倉儲數(shù)字信息化管理的同時, 將針對出現(xiàn)的問題不斷進行匯總、分析, 并對此系統(tǒng)進行調(diào)整與優(yōu)化, 以期進一步提升醫(yī)療設(shè)備倉儲管理系統(tǒng)的運行效率和質(zhì)量。
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