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京東物流開放云倉業(yè)務(wù)涉及商家、銷售、招商、規(guī)劃設(shè)計(jì)、系統(tǒng)、搬倉、運(yùn)營(yíng)和客服等眾多環(huán)節(jié), 如何將這些環(huán)節(jié)進(jìn)行有效串聯(lián)組合, 實(shí)現(xiàn)成本、效率、體驗(yàn)的升級(jí)?如何利用京東物流開放云倉業(yè)務(wù)將資源集成, 并發(fā)揮京東強(qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)施能力, 協(xié)助合作商提升物流服務(wù)能力, 使其產(chǎn)生1+1>2的效應(yīng)?本文通過京東物流開放云倉業(yè)務(wù)項(xiàng)目管理實(shí)踐, 一一進(jìn)行解析, 以期將京東的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)帶給客戶和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì), 為大家提供一些思考與借鑒。

京東云倉業(yè)務(wù)是京東創(chuàng)新推出的新物流倉儲(chǔ)服務(wù)模式, 它不同于傳統(tǒng)倉、電商倉, 是京東物流與符合京東物流要求的第三方倉儲(chǔ)資源商進(jìn)行合作, 京東提供云倉平臺(tái)+WMS (倉儲(chǔ)管理系統(tǒng)) +TMS (運(yùn)輸系統(tǒng)) +庫內(nèi)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的倉庫規(guī)劃、系統(tǒng)、運(yùn)營(yíng)整套物流解決方案, 合作方提供倉庫+運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)+作業(yè)設(shè)備的一種運(yùn)營(yíng)模式 (見圖1) 。它以整合共享為基礎(chǔ), 系統(tǒng)和數(shù)據(jù)產(chǎn)品為核心, 輸出物流技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)與品牌, 賦能商家與合作伙伴, 建設(shè)物流與商流相融合的云物流基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)。

開放云倉業(yè)務(wù)涉及商家、銷售、招商、規(guī)劃設(shè)計(jì)、系統(tǒng)、搬倉、運(yùn)營(yíng)和客服等多環(huán)節(jié)鏈路, 把多環(huán)節(jié)鏈路串聯(lián)組合, 通過解析它們之間的相互依賴關(guān)系, 拆分多個(gè)任務(wù)點(diǎn), 分層解決, 并采用項(xiàng)目管理方法進(jìn)行有效、多任務(wù)并行地快速實(shí)施落地。

結(jié)合內(nèi)外部實(shí)際情況, 搭建整體項(xiàng)目組織架構(gòu)。讓項(xiàng)目成員明確自己的角色定位、職責(zé)和項(xiàng)目流程, 解決分工、協(xié)同、先后順序等問題, 制定統(tǒng)一的工具和模板來提高協(xié)同工作效率。

在內(nèi)部, 明確京東組織結(jié)構(gòu), 由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭, 負(fù)責(zé)整體的項(xiàng)目管理工作 (包括組織、協(xié)調(diào)、溝通、推動(dòng)、進(jìn)度監(jiān)控等) , 明確各部門系統(tǒng)規(guī)劃、采銷、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況, 尤其是研發(fā)部門的情況, 確定相關(guān)主接口人。

圖1 京東物流開放云倉項(xiàng)目模式   下載原圖

在外部, 通過構(gòu)建商家技術(shù)信息小組 (成員包括商家技術(shù)、業(yè)務(wù)操作人員、商家軟件提供商的技術(shù)人員) , 確定主接口人員, 統(tǒng)一協(xié)調(diào)商家端事項(xiàng)。

在項(xiàng)目開始前, 確定項(xiàng)目目標(biāo), 做好相關(guān)方梳理工作, 了解項(xiàng)目現(xiàn)狀及風(fēng)險(xiǎn), 搞好團(tuán)隊(duì)建設(shè), 努力獲得商家支持等。確保項(xiàng)目中所有的活動(dòng)都圍繞項(xiàng)目目標(biāo)展開, 通過實(shí)際工作情況, 捋清工作思路, 找準(zhǔn)切入點(diǎn), 有策劃、有目標(biāo)、有方向地逐步開展工作。項(xiàng)目成員要時(shí)刻銘記項(xiàng)目目標(biāo), 最終把項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化為收益。

在項(xiàng)目開始前, 召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。項(xiàng)目經(jīng)理做整體報(bào)告:對(duì)組建新項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、建立溝通機(jī)制、項(xiàng)目概況、整體排期、項(xiàng)目質(zhì)量控制機(jī)制等方面做明確說明 (見圖2) 。這份報(bào)告必須經(jīng)過項(xiàng)目成員共同認(rèn)可, 甚至是共同打造出來的, 這樣項(xiàng)目成員才有意愿在項(xiàng)目開始就能共同維護(hù)和遵守項(xiàng)目管理制度、流程和要求。

同時(shí), 引導(dǎo)大家通過各種渠道進(jìn)行溝通, 讓相關(guān)方加強(qiáng)相互了解, 促成項(xiàng)目協(xié)同工作。必要時(shí)邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加, 讓所有參與部門都能認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目的重要性, 使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)一致、協(xié)同作戰(zhàn), 向著共同的目標(biāo)前進(jìn)。

執(zhí)行監(jiān)控是項(xiàng)目管理工作中最重要的環(huán)節(jié)之一, 因?yàn)轫?xiàng)目總是會(huì)有很多意外因素, 尤其是周期長(zhǎng)的項(xiàng)目問題更多, 所以項(xiàng)目執(zhí)行監(jiān)控工作要從進(jìn)度監(jiān)控、溝通協(xié)調(diào)、質(zhì)量監(jiān)管等方面著手 (見圖3) , 以保證項(xiàng)目計(jì)劃得以順利執(zhí)行。

進(jìn)度監(jiān)控:采用每日站會(huì)、多方周例會(huì)、走動(dòng)管理、定期階段報(bào)告等方式, 識(shí)別項(xiàng)目異常問題和待辦問題, 要求“今日問題今日畢”。

溝通協(xié)調(diào):為提高溝通效率和效果, 提前梳理問題點(diǎn), 抓住主要接口人, 討論溝通后, 達(dá)成共識(shí)。

質(zhì)量監(jiān)管:項(xiàng)目的質(zhì)量貫徹項(xiàng)目全生命周期, 不僅需要在項(xiàng)目前期和后期關(guān)注, 整個(gè)項(xiàng)目周期都需要把控跟蹤并準(zhǔn)確落地, 約定主產(chǎn)品經(jīng)理為質(zhì)量需求的唯一輸出口。

各階段監(jiān)管: (1) 需求階段。做好調(diào)研報(bào)告, 以及BRD (商業(yè)需求描述) 、PRD (產(chǎn)品需求文檔) 的編寫及評(píng)審工作。 (2) 研發(fā)階段。環(huán)節(jié)1: (1) 領(lǐng)取任務(wù); (2) 梳理和消化需求; (3) 任務(wù)反講 (由產(chǎn)品經(jīng)理檢查) ; (4) 功能開發(fā)和自測(cè); (5) 成果完成60%~70%時(shí), 講解演示成果 (由各子產(chǎn)品經(jīng)理檢查) 。環(huán)節(jié)2:組織研發(fā)部門定期走查代碼 (2~3次檢查代碼規(guī)范、業(yè)務(wù)邏輯、安全、性能是否有疏漏之處) 。 (3) 測(cè)試階段。PRD=測(cè)試用例編寫+評(píng)審+功能驗(yàn)證+整體聯(lián)調(diào)測(cè)試用例場(chǎng)景。 (4) UAT階段。整體UAT測(cè)試用例場(chǎng)景+測(cè)試計(jì)劃。

圖2 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)報(bào)告內(nèi)容   下載原圖

圖3 項(xiàng)目執(zhí)行監(jiān)控圖   下載原圖

風(fēng)險(xiǎn)管理:在項(xiàng)目范圍蔓延、進(jìn)度控制混亂、實(shí)施項(xiàng)目拖延、方案無法確定等情況下, 重點(diǎn)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)列表優(yōu)先級(jí)前三個(gè), 組織推動(dòng)解決后面的風(fēng)險(xiǎn)問題, 做好預(yù)防、預(yù)警和關(guān)注, 從而降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn), 使其在可控范圍內(nèi)。

變更管理:互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代, 電商快速發(fā)展, 我們不能阻止變化, 只能擁抱變化, 但這并不代表不做變更控制。從需求范圍、時(shí)間、成本、團(tuán)隊(duì)資源等多維度進(jìn)行考慮, 采取以下應(yīng)對(duì)方法: (1) 將任務(wù)拆分優(yōu)先級(jí)處理; (2) 需求置換; (3) 降低需求復(fù)雜度; (4) 延后上線; (5) 分析影響程度; (6) 溝通和解釋。

總之, 項(xiàng)目管理的核心任務(wù)是盯目標(biāo)、盯風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控進(jìn)度和跟進(jìn)任務(wù)、與相關(guān)方多溝通、解決沖突和問題。

項(xiàng)目上線碰頭會(huì), 通常在上線時(shí)間前兩周開始組織商議并達(dá)成一致結(jié)果。項(xiàng)目上線階段, 要經(jīng)過上線部署、UAT分工布置、商家UAT測(cè)試跟進(jìn)、逐步推廣四個(gè)階段 (見圖4) 。

上線部署階段:通過組織相關(guān)方參會(huì), 同步上線時(shí)間點(diǎn)、各系統(tǒng)上線順序、發(fā)布環(huán)境確認(rèn);確定雙方數(shù)據(jù)通信提前報(bào)備申請(qǐng), 聯(lián)通性握手測(cè)試;明確商家、業(yè)務(wù)方、產(chǎn)品經(jīng)理上線后任務(wù)點(diǎn)配合事項(xiàng);上線時(shí), 項(xiàng)目經(jīng)理推進(jìn)和協(xié)調(diào)大家解決上線過程中的問題。

UAT分工布置階段:檢查系統(tǒng)配置項(xiàng)和初始化數(shù)據(jù)及功能權(quán)限配置;準(zhǔn)備UAT測(cè)試場(chǎng)景用例;準(zhǔn)備測(cè)試數(shù)據(jù) (測(cè)試商家、商品、庫存數(shù)量) ;確定UAT測(cè)試人員名單和研發(fā)部門支持人員, 這些事項(xiàng)都要逐一落實(shí)清楚, 確保UAT測(cè)試驗(yàn)證順利進(jìn)行。

商家UAT測(cè)試跟進(jìn)階段:提供UAT測(cè)試排期, 測(cè)試任務(wù)具體到每天的任務(wù)目標(biāo), 在日?qǐng)?bào)中說明并用郵件發(fā)送給項(xiàng)目組;UAT測(cè)試驗(yàn)證過程中的缺陷問題, 要統(tǒng)一反饋, 用郵件方式發(fā)給對(duì)應(yīng)的各系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理, 對(duì)測(cè)試的缺陷問題進(jìn)行過濾分析后, 再提交給研發(fā)人員進(jìn)行修復(fù)。

逐步推廣階段:在追求系統(tǒng)穩(wěn)定性的同時(shí)小步快跑, 逐漸實(shí)現(xiàn)全部推廣運(yùn)營(yíng)。

圖4 項(xiàng)目上線部署碰頭會(huì)四部曲   下載原圖

根據(jù)云倉業(yè)務(wù)的特點(diǎn)做好試運(yùn)營(yíng)問題跟蹤管理, 對(duì)合作方采取“扶上馬送一程”的策略, 讓商家、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、系統(tǒng)運(yùn)維準(zhǔn)備接管。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成功與否是檢驗(yàn)整個(gè)項(xiàng)目是否成功的唯一標(biāo)準(zhǔn), 千萬不能掉以輕心。所以, 后續(xù)還需要做好一些細(xì)節(jié)工作:建立問題跟蹤列表, 對(duì)關(guān)鍵問題進(jìn)行統(tǒng)一跟蹤與協(xié)調(diào);重點(diǎn)問題1天不能解決進(jìn)行問題升級(jí), 非重點(diǎn)問題3天不能解決進(jìn)行問題升級(jí)。

在產(chǎn)品投入運(yùn)營(yíng)階段 (UAT測(cè)試驗(yàn)證之前) , 商家、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)人員、系統(tǒng)運(yùn)維人員參與做好用戶操作手冊(cè), 對(duì)用戶進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn);產(chǎn)品經(jīng)理做好答疑和指導(dǎo)工作, 協(xié)助業(yè)務(wù)方推進(jìn)實(shí)施工作;項(xiàng)目經(jīng)理做好監(jiān)控試運(yùn)營(yíng)的問題跟蹤列表管理工作, 遇到問題快速響應(yīng), 組織相關(guān)方及時(shí)解決, 做到有問必答, 確保運(yùn)營(yíng)暢通無阻。

京東物流有效利用大數(shù)據(jù)平臺(tái), 對(duì)各類商品在不同區(qū)域、時(shí)間段的銷量做提前預(yù)判, 將相應(yīng)數(shù)量的商品, 提前備貨到距離消費(fèi)者最近的倉庫。京東云倉有效地整合各地倉儲(chǔ)及人力資源, 通過倉庫下沉, 在消費(fèi)者下單后, 實(shí)現(xiàn)就近高效配送, 使零售的基礎(chǔ)設(shè)施變得極其可塑化、智能化和協(xié)同化, 推動(dòng)“無界零售”時(shí)代的到來, 實(shí)現(xiàn)了成本、效率、體驗(yàn)的升級(jí)。同時(shí), 京東云倉也將協(xié)同京東金融, 為云倉合作商及入倉商家提供融資租賃、倉單質(zhì)押等金融服務(wù)。專業(yè)的事情由專人來做, 使其產(chǎn)生1+1>2的效應(yīng)。

京東物流借鑒了現(xiàn)代項(xiàng)目管理模式, 經(jīng)過開放云倉業(yè)務(wù)等開放項(xiàng)目實(shí)踐, 探索了在開放環(huán)境下項(xiàng)目管理的方法和思路, 形成了具有京東特色的大型項(xiàng)目管理方法和分層管理與團(tuán)隊(duì)內(nèi)縱向劃分及跨團(tuán)隊(duì)橫向聯(lián)合的混合管理模式。在實(shí)踐中, 京東重在推行PDCA方法論, 通過這一方法論, 及時(shí)檢查和跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。結(jié)合敏捷開發(fā)模式, 充分利用看板、站會(huì)等管理方法, 讓物流管理更加順暢。同時(shí), 在項(xiàng)目管理實(shí)踐中, 引導(dǎo)項(xiàng)目管理者和項(xiàng)目成員, 積極主動(dòng)思考, 以開放心態(tài), 規(guī)范做事, 讓整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)充滿活力和斗志地協(xié)調(diào)作戰(zhàn), 實(shí)踐證明這是一種“授之以漁”的項(xiàng)目管理方法。