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目前大型倉儲企業(yè)都有國企背景, 擁有大型倉庫和鐵路專用線等優(yōu)質(zhì)資源。一方面?zhèn)}儲企業(yè)可以利用這些資源為客戶提供服務(wù), 由于存儲時間長, 客戶基本采用自然月進行結(jié)算, 少量客戶會采用零星結(jié)算, 因此倉儲行業(yè)企業(yè)的應(yīng)收賬款收款時間較長, 另一方面企業(yè)還需要按月向裝卸工人支付勞務(wù)費。所以對于倉儲行業(yè)企業(yè)而言, 應(yīng)收賬款管理不好就容易出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)困難, 影響企業(yè)的發(fā)展。

A公司是一個以物流倉儲業(yè)務(wù)為主業(yè), 集貨物裝卸、貨物中轉(zhuǎn)分撥、鐵路聯(lián)運代理、公路運輸代理及貨物配送等業(yè)務(wù)綜合物流企業(yè)。

應(yīng)收賬款作為一種營銷手段, 是企業(yè)增加競爭力的體現(xiàn)。應(yīng)收賬款在帶來利潤的同時也帶來一系列的風(fēng)險。應(yīng)收賬款擠占資金比例過大, 導(dǎo)致企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難, 如果將應(yīng)收賬款的成本計算在內(nèi), 可能還會導(dǎo)致利潤的減少。

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單位:萬元

數(shù)據(jù)來源:A公司報表

表1列示了A公司應(yīng)收賬款占流動資產(chǎn)和應(yīng)收賬款占總資產(chǎn)的比重。從表1可以看出, 從2012年~2015年, 應(yīng)收賬款金額逐年下降, 所占流動資產(chǎn)比重以及總資產(chǎn)的比重也逐年下降, 而且2014年下降幅度最大。但2014年流動資產(chǎn)沒有減少, 說明應(yīng)收賬款減少都轉(zhuǎn)移到其他流動資產(chǎn)了, 其中貨幣資金增加最明顯, 增幅為286.28%。其實根本原因是2014年后A公司的最大客戶XF流失, 導(dǎo)致應(yīng)收賬款大幅度下降。但2016年應(yīng)收賬款卻出現(xiàn)拐點, 金額大幅度上升, 所占流動資產(chǎn)比重增長109%, 占總資產(chǎn)比重也增長了128%。從利潤表上得知, 收入的同比增長僅為8.29%, 說明企業(yè)放松了信用政策, 以取得收入規(guī)模的擴大。

應(yīng)收賬款賬齡是債務(wù)欠賬的時間, 賬齡越長, 收回的可能性越小, 產(chǎn)生壞賬的可能性越大。對應(yīng)收賬款賬齡進行分析可以反映其質(zhì)量問題。

從表2中可以看出, A公司賬齡主要集中在1~2年之間, 其中以1年以內(nèi)為主, 占應(yīng)收賬款比重都在99%以上, 說明公司對應(yīng)收賬款控制得較好, 防止賬齡拉得過長, 減少產(chǎn)生太多的壞賬損失。到2016年產(chǎn)生了12.23萬元的1~2年期的應(yīng)收賬款。

從應(yīng)收賬款占資產(chǎn)比重及賬齡分析來看, A公司的信用政策發(fā)生了很大的變化, 導(dǎo)致應(yīng)收賬款質(zhì)量在2016年有所下降。

應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率表明在一定期間內(nèi)企業(yè)所獲取的銷售收入轉(zhuǎn)化成現(xiàn)金的次數(shù), 次數(shù)越多說明周轉(zhuǎn)速度越快。與此相對應(yīng)的是周轉(zhuǎn)天數(shù), 即回收期, 表示的是收回應(yīng)收賬款的天數(shù), 回收期越短, 周轉(zhuǎn)就越快, 應(yīng)收賬款壞賬的可能性越小。A公司2012年~2016年五年間的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率依次為24.32%、23.02%、11.93%、12.64%以及9.3%, 回收期依次為15天、16天、30天、28天和39天。從應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率來看, A公司應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率從2013年24.32%下降到2016年9.3%, 下降幅度達到161.5%。平均應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率為16.24%, 略高于廣西上市公司2013年~2015年平均值13.24%。影響周轉(zhuǎn)率的因素只有銷售收入及平均應(yīng)收賬款, 從表1可知應(yīng)收賬款在2014年大幅度下降, 如果銷售收入維持穩(wěn)定的情況下, 周轉(zhuǎn)率只會大幅度上升而不是下降, 所以只能推論, 2014年A公司銷售收入大幅度下降。

由于A公司的客戶相對固定, 以月結(jié)較多, 沒有成立專門的應(yīng)收賬款部門, 應(yīng)收賬款管理工作由財務(wù)部、結(jié)算中心、營銷部及風(fēng)險控制部共同完成。營銷部根據(jù)調(diào)查客戶資信情況草擬合同, 風(fēng)險控制部給出授信額度和時間, 財務(wù)部根據(jù)合同條款及以前的收款記錄審核合同并報分管領(lǐng)導(dǎo)及法定代表人簽字同意執(zhí)行合同。結(jié)算中心根據(jù)確認的合同進行開票, 財務(wù)部則登記賬務(wù)及收款, 并負責(zé)以短信的形式通知相關(guān)部門。

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數(shù)據(jù)來源:A公司報表

集團對應(yīng)收賬款沒有具體的制度規(guī)定, A公司根據(jù)業(yè)務(wù)流程進行管理。財務(wù)部每日通知結(jié)算中心對數(shù)據(jù)進行更新, 每周一例會通報上周回款情況, 目前欠款金額及欠款時間, 是否接近授信限額和授信時間。每月末對當月應(yīng)收賬款收回效果進行評定、獎勵。對于逾期應(yīng)收賬款, 由收款責(zé)任人采取電話催款、去函、停止發(fā)貨或上門收款等方式催款, 盡可能將款項控制在一年以內(nèi)收回。

固定客戶根據(jù)合同約定基本以月為結(jié)算單位, 可以采取轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金支付的方式;零星客戶則需在提貨時立即開單現(xiàn)金結(jié)算;對于一些既有倉儲業(yè)務(wù)也有運輸業(yè)務(wù)的客戶則需要預(yù)付運費方能進行運輸業(yè)務(wù)。

縱觀A公司的應(yīng)收賬款質(zhì)量, 賬齡都沒有超過3年, 可見公司對應(yīng)收賬款管理比較到位。

第一, A公司的應(yīng)收賬款催收工作落實到個人, 并且是業(yè)務(wù)部門的第一責(zé)任人, 每周中層例會將上周收回的款項進行通報, 對新產(chǎn)生的應(yīng)收賬款再次落實責(zé)任人, 明確目標, 不會因崗位轉(zhuǎn)換等相互扯皮, 推諉責(zé)任。

第二, 每月末根據(jù)收回款項的情況進行評分, 評出前三名進行獎勵。同時對應(yīng)收賬款按同期銀行貸款利率進行成本核算計入催收部門成本中, 而部門成本大小則關(guān)系到部門效益, 所以收回越快越多, 部門承擔的應(yīng)收賬款利息成本越小, 部門利潤也就越大, 在這樣的激勵制度下, 催收部門都會盡力催款。

第三, 財務(wù)部每日下班前將當日收到款項以短信形式通知業(yè)務(wù)部門第一責(zé)任人, 并以書面形式通知結(jié)算中心進行銷賬處理。因此, 結(jié)算中心的應(yīng)收賬款是以動態(tài)形式存在, 是最新的應(yīng)收賬款金額。

第四, 結(jié)算中心每日更新應(yīng)收賬款金額, 周一例會前將全部截止至開會前的應(yīng)收賬款發(fā)生額及余額打印并發(fā)到各業(yè)務(wù)部門第一責(zé)任人手中, 應(yīng)收賬款表上注明賬齡、逾期金額等。對于超過信用期或逾期的客戶, 采取停止發(fā)貨、發(fā)函等方式要求對方支付款項。每年11月A公司對應(yīng)收賬款進行對賬大清理工作, 不將問題留到年底才解決。

第五, 營銷部動態(tài)關(guān)注客戶信息。營銷部除了營銷業(yè)務(wù)之外還要對客戶及其行業(yè)進行事前關(guān)注, 及時了解事態(tài)發(fā)展。2014年初, 營銷部注意到XF公司的母公司因某事件將被凍結(jié)銀行賬戶, 公司派專人到XF公司催收余款200多萬元, 在款項收回后一星期XF公司的賬戶被凍結(jié)。而A公司因為催收款項及時, 避免了壞賬產(chǎn)生的可能。

雖然A公司的應(yīng)收賬款質(zhì)量很好, 沒有產(chǎn)生壞賬損失, 但在管理中也存在一些問題需要改進。

A公司地處偏僻, 收款只提供現(xiàn)金結(jié)算或銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式, 有時客戶過來結(jié)算后發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金不夠, 附近也沒有銀行, 就會造成客戶心生不滿或收款不及時。A公司收款方式單一, 是不利于款項回收的。

A公司已使用財務(wù)軟件進行賬務(wù)處理, 運輸業(yè)務(wù)也使用貨代系統(tǒng), 但倉儲業(yè)務(wù)卻沒有使用倉儲系統(tǒng)進行跟單錄入, 還是由保管員在發(fā)貨完畢后手工抄單給結(jié)算中心進行結(jié)算, 手工錄入容易造成錯誤, 再者財務(wù)部不能及時了解到客戶當前業(yè)務(wù)情況, 只有結(jié)算中心開票后才能知道實際發(fā)生的業(yè)務(wù), 并增加了工作量。

應(yīng)收賬款作為業(yè)務(wù)最后一個環(huán)節(jié), 應(yīng)成立專門的應(yīng)收賬款管理部門來實現(xiàn)事前資信調(diào)查、合同評審等工作。部門與部門之間由于立場不同, 對應(yīng)收賬款的管理持不同的態(tài)度, 也會造成責(zé)任不清。目前合同評審流于形式, 部分合同是實際已執(zhí)行以后才補做的合同評審工作, 這些都是效率低下的表現(xiàn)。

應(yīng)收賬款的收回只獎不罰, 對責(zé)任人的約束力小, 計入部門成本的應(yīng)收賬款利率過低, 導(dǎo)致催收人積極性不高。

根據(jù)A公司目前的應(yīng)收賬款管理狀況, 可從下面三點對其進行改進。

目前我國大部分電纜或光纖比較完善, 網(wǎng)絡(luò)支付就像現(xiàn)金支付一樣方便, 甚至有的非現(xiàn)金支付方式在國外都可以實現(xiàn)支付。一些老企業(yè)也在改變收款方式, 比如百貨大樓就可以使用支付寶和微信方式收款。除此之外, A公司還可以使用電子銀行網(wǎng)絡(luò), 支持網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬。多樣的支付方式供客戶選擇, 即可讓客戶節(jié)省時間, 增加客戶的滿意度, 也能讓A公司的應(yīng)收賬款及時回款, 提高應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率。

加強業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)信息支持系統(tǒng)的融合, 建立網(wǎng)上結(jié)算渠道及掃碼結(jié)算等方式, 盡可能減少人工錄入過程中產(chǎn)生的錯誤。同時業(yè)務(wù)與財務(wù)信息支持系統(tǒng)融合, 營銷部可以隨時掌握倉庫使用情況, 也利于財務(wù)部及時結(jié)算。

成立由財務(wù)部、市場營銷部、風(fēng)險控制部及結(jié)算中心部門負責(zé)人為組員的專門的應(yīng)收賬款管理部, 負責(zé)客戶資信調(diào)查、信用評估、業(yè)務(wù)結(jié)算以及客戶跟蹤等工作, 特別是關(guān)注客戶動態(tài), 以減少壞賬的產(chǎn)生。

對超過使用期未收回的應(yīng)收賬款按集團計提壞賬準備的標準跟催收人效益掛鉤, 同時提高應(yīng)收賬款的使用成本, 按時間長短規(guī)定利率, 使用時間越長, 利率越高, 促使責(zé)任人盡早收回應(yīng)收賬款。

應(yīng)收賬款作為企業(yè)的一項重要資產(chǎn), 應(yīng)當引起企業(yè)足夠的重視, 根據(jù)時代的變化, 不斷改進其管理方式, 在取得銷售利潤的情況下防范風(fēng)險, 減少壞賬發(fā)生, 保證資金安全到位, 從而實現(xiàn)企業(yè)的安全經(jīng)營和穩(wěn)步發(fā)展。