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建設(shè)工程總承包項目管理主要包括對設(shè)計、采購、施工和開車等內(nèi)容的管理, 其中, 倉儲管理作為采購管理中的重要環(huán)節(jié), 直接影響施工現(xiàn)場的施工安裝、開車及材料移交等后續(xù)工作能否順利進(jìn)行。所以, 如何實現(xiàn)全面、規(guī)范、高效的倉儲管理, 始終是工程公司不斷探討的問題。

倉儲管理實施前的策劃是倉儲管理的基礎(chǔ), 主要包括項目信息收集、編制倉儲管理實施計劃、貨物倉儲區(qū)域劃分和社會資源的利用等。

(1) 積極收集EPC項目合同、項目詳細(xì)進(jìn)度計劃和采購合同的相關(guān)信息, 在項目倉儲管理正式實施前, 就要建立完整的項目信息體系, 并隨項目的深入不斷更新, 保證有足夠的、準(zhǔn)確的信息依據(jù)支持項目倉儲管理的實施。

(2) 熟悉EPC項目合同、項目實施計劃和采購實施計劃中倉儲管理的相關(guān)要求, 學(xué)習(xí)以往類似項目的倉儲管理經(jīng)驗總結(jié), 分析、羅列倉儲管理重點項目清單。

(3) 關(guān)注項目詳細(xì)進(jìn)度計劃中關(guān)鍵路徑上請購文件提出時間、采購合同簽署時間與交貨時間等里程碑點。

(4) 多渠道了解項目所在地的氣候、場地、機具資源和屬地人文風(fēng)俗, 并有效地進(jìn)行現(xiàn)場踏勘和調(diào)查。

(1) 根據(jù)收集的上述項目信息, 編制倉儲管理實施計劃, 明確項目倉儲管理工作內(nèi)容、工作流程、具體實施要求以及相關(guān)人員的工作職責(zé)。

(2) 制訂倉儲管理軟件信息平臺管理要求, 明確信息共享分類、信息共享人員權(quán)限 (包含信息輸入) 等。

(3) 根據(jù)項目規(guī)模和貨物采購量, 提出包括倉儲主管、倉儲管理員、資料管理員 (需要時包括IT工程師在內(nèi)) 的倉儲人力資源動態(tài)配置要求, 并隨倉儲管理工作的深入適時調(diào)整。

(4) 根據(jù)現(xiàn)場踏勘、調(diào)查信息, 編制倉儲管理過程中所需的工具、物品清單和機具租賃計劃。

根據(jù)EPC項目合同相關(guān)條款、項目評估采購貨物量及踏勘信息, 提出庫區(qū) (房) 設(shè)置需求, 繪制項目室內(nèi)外貨物倉儲區(qū)域劃分圖, 并在第一批貨物抵達(dá)前建立好相關(guān)倉儲設(shè)施。

根據(jù)EPC項目合同相關(guān)條款及踏勘、調(diào)查信息, 有條件地在早期與項目當(dāng)?shù)厣鐣Y源建立合作伙伴關(guān)系, 以便屆時滿足項目倉儲管理之需, 如倉儲工具購買、臨時運輸?shù)慕煌üぞ咦赓U、貨物標(biāo)識制作等。

倉儲實施過程中的信息管理是倉儲管理的核心, 主要包括貨物的信息跟蹤、倉儲信息的及時更新與反饋、倉儲管理等內(nèi)容。

(1) 根據(jù)總承包項目進(jìn)度, 通常情況下, 各類貨物分批抵達(dá)現(xiàn)場, 而不同貨物具有不同的倉儲特性, 對現(xiàn)場倉儲應(yīng)具備的諸如卸貨、檢驗、倉儲及貨物保護措施等要求也不同, 因此, 貨物信息跟蹤顯得十分重要。到貨信息的準(zhǔn)確與否, 直接影響卸車方案、機具、人員、卸貨場地、驗收文件準(zhǔn)備及驗收通知能否按規(guī)定時間發(fā)出等;如果獲取的信息不準(zhǔn), 可能會導(dǎo)致增加機具臺班或到貨不能及時卸車、參檢人員不齊、檢驗無法完成等情況的發(fā)生, 甚至影響施工安裝的進(jìn)度。

(2) 對那些不宜露天倉儲的貨物, 如儀表、電氣設(shè)備、保溫棉材料和動設(shè)備備件等, 更應(yīng)加強貨物信息跟蹤, 因為必須根據(jù)貨物的相關(guān)信息準(zhǔn)備室內(nèi)庫位和防護措施等, 不能隨意找地方堆放, 避免因存放和防護不合適而造成的與供貨商產(chǎn)生爭議的質(zhì)量問題, 甚至導(dǎo)致貨物報廢。

(1) 隨著采購工作的不斷推進(jìn), 到貨貨物越來越多, 到貨、驗收、存儲、出庫等倉儲管理信息也越來越多, 越來越雜。因此, 倉儲管理軟件信息平臺要按管理要求及時更新信息, 既不能“亂”, 更不能“無章”, 這是項目倉儲管理工作能有條不紊進(jìn)行的先決條件。項目信息的發(fā)出、接受和反饋, 是一個完整的循環(huán), 應(yīng)使各個環(huán)節(jié)的信息對稱, 否則就會出現(xiàn)錯誤 (一般都是連鎖錯誤) , 而糾正信息十分困難, 費時又費工, 甚至?xí)箓}儲信息管理平臺崩潰。

(2) 倉儲管理軟件信息平臺及時更新信息和有序管理, 不僅有利于倉儲管理工作, 更有利于總承包項目向前推進(jìn), 因此, 要樹立“倉儲管理團隊是整個項目團隊的重要組成部分”的觀念, 一定要按體系作業(yè)文件相關(guān)規(guī)定和項目要求, 對倉儲管理過程的豐富信息及時更新、反饋, 使相關(guān)項目人員能及時分享信息, 共同維護項目信息良性傳播。

(1) 項目倉儲管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照崗位工作手冊和項目倉儲管理實施計劃的規(guī)定, 履行項目倉儲管理工作內(nèi)容、工作流程和實施要求的工作職責(zé), 并實施管理。

(2) 實施過程中的倉儲管理工作環(huán)節(jié)包括:項目采購信息收集、接收貨物、開箱檢驗、入庫、貨物保管 (含備件) 、隨機資料管理、資料報驗、出庫、退庫、臺賬管理、貨位管理、盤點、剩余物資管理、倉儲管理報告、倉庫HSE管理等。

(3) 倉儲管理環(huán)節(jié)十分繁瑣復(fù)雜, 對各個環(huán)節(jié)中信息的可靠性和準(zhǔn)確性要求較高。所以, 在開展各個環(huán)節(jié)工作之前, 一定要熟悉工作流程和程序的相關(guān)要求, 記錄工作要仔細(xì), 每條信息均要落實到位。

(4) 任何倉儲環(huán)節(jié)工作的完成, 將會派生出諸多信息, 務(wù)必及時在信息平臺上分門別類建立、錄入相關(guān)信息, 以便相關(guān)人員共享、核查。

(5) 隨著安裝工作的不斷推進(jìn), 倉庫的貨物逐漸減少, 對空出來的庫位要重新規(guī)劃、調(diào)整, 以便貨物的有序存放和后續(xù)的倉儲管理。

(6) 貨物標(biāo)識更換和轉(zhuǎn)移工作應(yīng)予重視, 若對陳舊模糊的貨物標(biāo)識或標(biāo)識轉(zhuǎn)移不及時, 會使貨物發(fā)放、盤存統(tǒng)計出現(xiàn)錯誤, 所以務(wù)必注意標(biāo)識的及時更換和轉(zhuǎn)移, 最大限度地避免由于標(biāo)識錯誤而導(dǎo)致倉儲管理工作的其他錯誤。

做好倉儲后期的管理是建設(shè)工程總承包項目順利關(guān)閉的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一, 具體包括各類備件的管理、編制剩余物資清單、隨機資料的管理和倉庫管理資料的整理等工作內(nèi)容。

(1) 在項目建設(shè)后期, 項目業(yè)主建立起生產(chǎn)管理團隊和生產(chǎn)物資倉庫以后, 方才開始接受總包商移交的各類備件。那么, 從收到第一單貨物備件開始, 到各類備件移交至項目業(yè)主為止, 備件通常需要總包商存儲幾年, 這就要求倉儲管理團隊要加以關(guān)注、嚴(yán)格保管, 否則屆時領(lǐng)取、移交業(yè)主時十分困難。

(2) 安裝備件、兩年備件等分專區(qū)存放, 便于領(lǐng)取、移交。

(3) 安裝備件驗收時, 要根據(jù)安裝備件到貨清單, 對比合同技術(shù)附件備件技術(shù)要求, 核對無誤后方可貯存?zhèn)}庫并分專區(qū)放置, 同時建立安裝備件領(lǐng)料臺賬。

(4) 同理, 兩年備件驗收時, 根據(jù)兩年備件到貨清單, 對比合同技術(shù)附件要求, 核對無誤后裝箱, 或以其他方式對貨物進(jìn)行標(biāo)識, 分專區(qū)存放, 做詳細(xì)臺賬, 包括庫區(qū)貨位、廠家、數(shù)量、型號和使用位號等。

(1) 完成施工后, 倉庫主管負(fù)責(zé)組織倉庫管理員做好現(xiàn)場剩余材料的回收和倉庫剩余物資的盤點工作, 編制項目現(xiàn)場倉庫剩余物資清單, 并配合實施工程類剩余物資的處置工作。

(2) 項目完工后, 倉庫主管應(yīng)組織倉庫管理員, 完成現(xiàn)場剩余材料的回收及施工單位二級庫物資的清繳工作, 并將貨物情況登入倉庫剩余物資清單。

(3) 倉庫剩余物資的盤點工作需反復(fù)核查, 保證數(shù)據(jù)清晰、準(zhǔn)確, 盤點完成后, 倉庫主管應(yīng)對盤點結(jié)果進(jìn)行抽查, 根據(jù)抽查結(jié)果判斷盤點的準(zhǔn)確性, 如盤點結(jié)果嚴(yán)重失實的, 則重新盤點。

(4) 剩余物資清單編制完成后, 提交采購經(jīng)理編制剩余物資處置報告。

(1) 倉庫資料員需及時將貨物的合格證、使用說明書、圖紙、檢驗報告、銘牌、制造許可證、光盤等隨機資料收集起來, 建立隨機資料檔案, 并編制設(shè)備或材料隨機資料統(tǒng)計 (移交) 表。

(2) 隨機資料須統(tǒng)一用檔案袋封存保管, 檔案袋上需備注裝置名稱、工序名稱、設(shè)備位號、貨物名稱、合同號等主要信息, 以便移交或存檔。

(3) 隨機資料可在項目資料室或公司總部專門保管, 且按項目不同裝置和工序進(jìn)行分區(qū)、分類整理, 并準(zhǔn)備移交。

(1) 倉庫管理資料分兩類:一類為倉儲工作管理資料, 如到貨清單、入庫單、出庫單、領(lǐng)料單、退貨單及倉儲信息管理系統(tǒng);一類為報驗記錄。

(2) 倉儲信息管理系統(tǒng)的記錄數(shù)據(jù)需刻盤備份保存, 對倉儲過程記錄管理文件要分門別類并裝訂成冊保存。

(3) 報驗記錄, 按材料專業(yè)分類, 裝訂成冊保存。

總承包項目要實施精細(xì)化管理, 更凸顯了倉儲管理的重要性, 任何倉儲管理的疏忽, 都將影響設(shè)備材料的品質(zhì), 甚至造成設(shè)備材料的報廢, 不僅會嚴(yán)重影響項目進(jìn)度, 或許還會給生產(chǎn)帶來不安全因素, 甚至發(fā)生重大事故, 造成經(jīng)濟損失。因此, 總承包項目管理過程中一定要重視倉儲管理, 抓住倉儲管理要點, 綱舉目張, 使倉儲管理工作在項目執(zhí)行過程中發(fā)揮更大的作用。

隨著工程公司走向國際化的步伐不斷加快、承接的境外總承包項目不斷增多, 必將對倉儲管理策劃、倉儲人員專業(yè)知識面、倉儲信息管理和管理方式提出更高、更科學(xué)的要求, 但只要抓住倉儲管理的以上幾個要點, 倉儲管理過程中出現(xiàn)的問題即可迎刃而解。