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供電企業(yè)架構(gòu)的特點(diǎn)是按行政區(qū)域設(shè)立公司式的單位, 如省分公司管市級供電企業(yè), 地市級供電企業(yè)按所管地域設(shè)立直屬企業(yè), 市局下轄有多個區(qū)縣局, 最基層的是供電所, 主要設(shè)備材料省網(wǎng)公司物資部門統(tǒng)一采購, 各供電局及各供電所都設(shè)有倉庫保管所有物資, 一個地級局各類倉庫多的有100個, 少的也有50多個, 各地管理水平及倉管人員素質(zhì)參差不齊, 每年年終檢查都發(fā)現(xiàn)帳物卡不符、物資堆放堆零亂等問題, 倉庫管理成了大難題。

因此, 物流系統(tǒng)內(nèi)推行ISO9000質(zhì)量管理體系認(rèn)證是針對倉庫管理存在的問題做出的決定, 也是為實(shí)現(xiàn)高水平物流服務(wù)的重大舉措。為此08年初開始部署這項(xiàng)工作, 決定分階段推行, 先在本部及下屬部份縣區(qū)局實(shí)施, 下一步全面推進(jìn)。針對物流當(dāng)時倉儲管理上的不足, 把帳物卡相符第一年正確率98%, 第二年達(dá)100%定為質(zhì)量目標(biāo)之一;目的是通過實(shí)施質(zhì)量管理體系規(guī)范工作程序, 預(yù)防不合格服務(wù)的發(fā)生, 持續(xù)改進(jìn)不斷提升企業(yè)物流的管理水平。

讓ISO質(zhì)量體系方針和目標(biāo)的生根落地, 全員參與體系文件的修編, 提高體系認(rèn)知度;加大培訓(xùn)力度, 提高全員業(yè)務(wù)素質(zhì), 真正實(shí)現(xiàn)全員參與;提高倉儲的軟硬件, 改造推行一體化的物資信息管理系統(tǒng), 規(guī)范倉庫物資管理操作流程;利用體系評審找差距、多總結(jié)、促提高。

動員全企業(yè)物流管理人員包括倉管人員參與質(zhì)量體系文件的編寫, 以提高物流人員對質(zhì)量體系的認(rèn)識。物流中心服務(wù)于全局所有部門, 需要全體物流人員共同努力才能提供到優(yōu)質(zhì)的物流服務(wù), 只有熟悉質(zhì)量體系, 才能積極參與其中。在相關(guān)體系專家的指引下編寫本部門實(shí)施的質(zhì)量文件本身就是一個很好的學(xué)習(xí)和熟悉過程, 效果顯著。通過集中編寫質(zhì)量體系文件, 提高全體物資管理人員參與體系的積極性, 發(fā)揮了全體人員的智慧, 讓體系程序控制及作業(yè)文件可操作性更高, 更接地氣。編寫體系文件集中了全企業(yè)物流管理人員共20多人, 用了10天就完成并通過初審, 參與體系文件編寫的管理人員后來成了體系推行的主要骨干或體系內(nèi)審員。

實(shí)施ISO質(zhì)量體系目的是改進(jìn)目前工作中的不足。我們針對倉庫管理存在的帳實(shí)不符、出入庫手續(xù)不全、物資質(zhì)量驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)等問題, 結(jié)合本單位治企理念及上級新的管理要求, 提出以ISO9000質(zhì)量管理體系推行作物流管理工作的行為標(biāo)準(zhǔn), 倉庫日常所有工作都嚴(yán)格按體系所制定的操作程序開展。為了讓倉儲日常工作不但能按體系程序進(jìn)行, 且更具可操作性和高效性, 體系實(shí)施過程中不斷收集所出現(xiàn)的與實(shí)際工作相悖問題, 并馬上制定整改措施, 充分確保體系的持續(xù)適應(yīng)性、有效性。

質(zhì)量體系方針目標(biāo)的貫徹落實(shí), 人員素質(zhì)至關(guān)重要, 只有全員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升了, 才能提高質(zhì)量體系的執(zhí)行力。為達(dá)到這提高倉管人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的目標(biāo), 利于體系的推行, 我們注重四方面培訓(xùn)。

為了讓所有員工真正明白體系對工作的幫助, 有效地解決以往存在的倉儲作業(yè)的不規(guī)范行為, 消除帳物卡不符的現(xiàn)象, 逐步消除審計風(fēng)險。定期舉辦ISO質(zhì)量體系知識及作業(yè)文件培訓(xùn), 以提問式互動學(xué)習(xí), 在及時解答所有參與體系實(shí)施人員的疑難問題同時也提高了參與者的認(rèn)知程度。

體系知識培訓(xùn)本是體系員工年度培訓(xùn)計劃之一, 通過培訓(xùn)全體員工都具備所從事工作必須的能力 (資格) , 同時意識到每一個崗位的工作對于實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)的重要性;意識到應(yīng)積極尋求工作質(zhì)量的改進(jìn)。除了嚴(yán)格執(zhí)行每季度一次的體系年度培訓(xùn)計劃外, 體系重大事項(xiàng)及重要文件發(fā)布也集中進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn), 年培訓(xùn)量達(dá)700多人次, 對倉庫管理員的培訓(xùn)更是加碼, 人均年培訓(xùn)次數(shù)達(dá)每月一次, 這些培訓(xùn)對日后工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。

為了讓每個倉庫管理員勝任本職工作, 持續(xù)開展了倉庫管理崗位技能培訓(xùn)。在實(shí)施ISO認(rèn)證前已對本企業(yè)100多名倉庫管理員 (包括兼職的) 分兩期進(jìn)行了中級倉管員崗位技能考證培訓(xùn), 體系實(shí)施后更進(jìn)行了高級倉庫管理員技能培訓(xùn), 讓所有倉庫管理員都通過考試獲得勞社部發(fā)的高級倉管員技能三級職業(yè)資格證書。為了使本項(xiàng)培訓(xùn)覆蓋面達(dá)100%, 改制后對新上崗的倉庫也進(jìn)行了開班培訓(xùn), 前后共開辦了5期倉管員技能培訓(xùn)班, 共有185人取得職業(yè)資格證書, 這些證書成了后來倉庫管理人員上崗證書, 讓員工在培訓(xùn)中得到實(shí)惠。

為了讓物流部門管理人員都具備物流管理職業(yè)資格, 達(dá)到體系對崗位的要求, 從07年開始先后組織了150人參加的助理物流師技能培訓(xùn), 雖是面向管理人員, 但大部份倉管員報名參加了, 經(jīng)過兩年的培訓(xùn)考試, 有120人獲得了物流管理技能職業(yè)資格證書, 其中倉庫管理員有90人也取得了證書, 具備了物流勞動技能高級工資格。

除了不間斷進(jìn)行業(yè)務(wù)提升培訓(xùn), 其它方面培訓(xùn)不遺余力。主要有新物資信息管理系統(tǒng)使用操作培訓(xùn), 倉儲及現(xiàn)場裝卸作業(yè)安全培訓(xùn), 電力物資保管及質(zhì)量檢驗(yàn)基本知識培訓(xùn), 消防安全知識培訓(xùn), 包括裝卸機(jī)械操作技能持證上崗培訓(xùn), 這些有針對性的培訓(xùn)工作有效提高了倉庫管理的操作技能, 日常工作做得有板有眼、有依有據(jù)。

一連串的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn), 讓企業(yè)倉庫管理人員的素質(zhì)得到迅速提高, 大大幫助了質(zhì)量體系的開展, 體系運(yùn)作持續(xù)順暢, 做到人人持證上崗, 倉庫作業(yè)操作遵章規(guī)范。

制定出倉庫設(shè)施配置標(biāo)準(zhǔn), 如為防止保管過程產(chǎn)生不合格品, 對物資儲存環(huán)境做出規(guī)定并限時改進(jìn), 主要是對所有倉庫的防潮、防銹、防腐、進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定, 為達(dá)到安全、文明的儲備作業(yè)環(huán)境, 對倉庫的地面、貨架、照明、消防、安防進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)配置。

開發(fā)了新的物資管理系統(tǒng), 為了提高工作效率和管好物資帳, 開發(fā)了全企業(yè)一體化的物資管理系統(tǒng), 廢棄了以往各企業(yè)自行開發(fā)的各個舊物資管理系統(tǒng), 出入庫作業(yè)流程得到統(tǒng)一, 還可實(shí)時監(jiān)控各倉庫的操作及庫存情況。

作業(yè)指導(dǎo)書為操作規(guī)范, 達(dá)到合格工作質(zhì)量為目標(biāo)。為消除過往倉儲作業(yè)中的落后方式, 從編寫系統(tǒng)作業(yè)指導(dǎo)書開始以預(yù)防不規(guī)范操作為目標(biāo), 從物資入庫、保管、出庫、裝卸、記帳等全過程工作制定了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖鳂I(yè)流程, 在原有《倉庫管理操作細(xì)則》上再編制了《裝卸搬運(yùn)作業(yè)指導(dǎo)書》及《倉庫物資堆放作業(yè)指導(dǎo)書》, 并要求結(jié)合《不合格品控制程序》相關(guān)系統(tǒng)文件加強(qiáng)對進(jìn)出庫物資的質(zhì)量檢驗(yàn), 防止不合格物資流向各使用部門。日常操作中強(qiáng)制倉庫班人員對進(jìn)庫物資必須進(jìn)行入庫檢驗(yàn), 由質(zhì)量檢驗(yàn)員簽定《進(jìn)庫驗(yàn)收憑證》后才能入庫, 把不合格品控制在入庫前;經(jīng)倉庫儲存后再出庫時也必須進(jìn)行再檢驗(yàn), 保證提供的都是合格產(chǎn)品。

管理評審是為了檢查對質(zhì)量體系執(zhí)行情況的審評, 通過管理評審尋求可改進(jìn)的方面, 質(zhì)量體系要求實(shí)施單位每年都進(jìn)行兩次以上的內(nèi)部評審和一次第三方管理評審。我們充分利用內(nèi)部評審對照體系要求, 自我發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行中的不足之處 (系統(tǒng)定義為不合格品) , 執(zhí)行《糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施控制程序》制定措施預(yù)防問題重復(fù)發(fā)生, 達(dá)到“持續(xù)改進(jìn), 追求卓越”質(zhì)量方針。為更好地改進(jìn)提高倉庫管理工作, 每次評審都將倉庫管理工作納入主要評審項(xiàng)目, 重點(diǎn)對倉庫的物資出入庫中的手續(xù)及質(zhì)量檢驗(yàn)工作、倉庫物資的帳實(shí)盤點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致審查, 發(fā)現(xiàn)問題后制定的預(yù)防和改進(jìn)措施, 這些措施有效地將倉庫管理工作推到一個新高度, 不斷改進(jìn)并推動著倉庫管理水平的持續(xù)提升。

體系實(shí)施初期, 我們先對所有倉庫進(jìn)行全面盤點(diǎn), 對存在帳物不符的物資條目逐條分析, 追索不符原因并申請盤盈盤虧;對積存多年的物資進(jìn)行鑒定可用性, 經(jīng)鑒定不可用的物資統(tǒng)一申請報廢, 通過一輪大動作, 解決了帳物不符的歷史遺留問題, 把所有倉庫物資帳調(diào)到帳物一致, 以此作一個新起點(diǎn)實(shí)施質(zhì)量體系。

由于帳物盤點(diǎn)是每次評審必查項(xiàng)目, 只要有一項(xiàng)物資帳物不符就為定不合格。通過對體系要求培訓(xùn)和長期宣貫, 倉庫管理人員提高對帳物不符的防范意識, 物資出入庫工作中按作業(yè)程序認(rèn)真細(xì)致核準(zhǔn)數(shù)量, 物資日常保管儲存也做好“五防” (防潮、防火、防盜、防銹、防腐) 以防儲備損失, 多種措施嚴(yán)防再出現(xiàn)帳物差異, 體系實(shí)施后倉庫盤點(diǎn)再沒有發(fā)生過盤虧事件了。

質(zhì)量體系要求所有工作都要有過程記錄, 通過參考體系的相關(guān)質(zhì)量記錄表單, 制成全企業(yè)統(tǒng)一的流程表單, 如物資的記帳卡、出入庫驗(yàn)收單、到貨交接單, 出庫驗(yàn)收單, 并統(tǒng)一使用同一套物資信息管理系統(tǒng)規(guī)范所有倉庫作業(yè)操作, 實(shí)時檢控倉庫庫存及作業(yè)流程進(jìn)展, 使所有倉儲人員自覺按統(tǒng)一的作業(yè)程序開展日常工作, 并有詳細(xì)記錄, 讓每單作業(yè)都有據(jù)可查。

通過不斷的培訓(xùn)和體系運(yùn)行, 倉管人員熟悉質(zhì)量體系, 各倉庫自覺按質(zhì)量體系作業(yè)文件的倉庫標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求對倉容倉貌改造。體系實(shí)施半年后, 倉庫物資存放環(huán)境、物資的堆放得到改觀:倉庫地面涂上防塵、通風(fēng)、照明三防設(shè)施完備;物資堆放整齊, 分類五五擺放, 帳卡明晰。

由于倉庫管理不斷提到體系及崗位工作培訓(xùn), 人員素質(zhì)不斷提升, 對來自本單位還是上級的物資管理新要求新模式, 員工能執(zhí)行到位, 如全省統(tǒng)一的新物資信息管理系統(tǒng)使用一經(jīng)培訓(xùn), 短時間內(nèi)就可在全企業(yè)倉庫正常運(yùn)行, 使用率和數(shù)據(jù)完整率居全省地市局首位;大部份倉庫管理員可勝任上級所下達(dá)倉儲報表的上報工作。

借助ISO質(zhì)量體系認(rèn)證契機(jī), 由于投入了大量培訓(xùn)工作, 規(guī)范了倉儲工作程序, 使倉庫管理水平逐年提高, 為后期的倉庫安全風(fēng)險體系建設(shè)打下了良好基礎(chǔ)。