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倉儲(chǔ)物流是以信息流為統(tǒng)帥安排物資和資金的流動(dòng),因此,配送的第一步就是信息流的處理,只有接收到信息流的安排,物資才能發(fā)生移動(dòng)。訂單處理是整個(gè)配送中心信息流的第一個(gè)關(guān)口,主要工作包括:接受訂貨、訂單確認(rèn)、制定訂單號(hào)碼、建立客戶檔案、存貨查詢及依訂單分配存貨、計(jì)算揀取的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間、依訂單排定出貨和揀貨程序、分配后存貨不足的處理、訂單資料處理輸出。
1.接受訂貨
接受訂貨主要有兩種方式:
1、 傳統(tǒng)訂貨方式:傳統(tǒng)訂貨方式主要有業(yè)務(wù)員跑單接單、廠商補(bǔ)貨、廠商巡視隔日送貨、電話口頭訂貨、傳真訂貨、郵寄訂單、客戶自行取貨七種方式。這種訂貨方式成本較低,是大眾化的訂貨方式。
2、 電子訂貨方式電子訂貨是一種比較先進(jìn)的訂貨方式,可以達(dá)到信息的及時(shí)、無銜接的溝通。大型企業(yè)和配送中心聯(lián)網(wǎng)后,由電子訂貨系統(tǒng)統(tǒng)一管理,就可以實(shí)現(xiàn)電子訂貨。電子訂貨方式主要有定貨簿與終端機(jī)配合、銷售時(shí)點(diǎn)信息系統(tǒng)、訂貨應(yīng)用系統(tǒng)三種方式。
2.訂單確認(rèn)
訂貨信息到達(dá)以后,配送中心的訂單處理員就要做訂單確認(rèn),主要確認(rèn)內(nèi)容包括:
訂貨數(shù)量及到貨日期:訂貨數(shù)量和到貨日期是非常重要的,配送中心要檢查庫存是否有客戶需要的貨物品種和數(shù)量,以及是否有能力在規(guī)定的日期完成配送。
客戶的信用:一般情況下,配送中心都是先送貨,然后按月結(jié)算貨款,那么客戶的信用就顯得尤為重要。配送中心可以把客戶按照信用程度分成三個(gè)等級(jí),等級(jí)最好的客戶可以優(yōu)先配送。
訂單形式 常見的訂單形式有手工訂單和電子訂單兩種。
訂貨價(jià)格 訂貨價(jià)格是買賣雙方都非常關(guān)心的內(nèi)容。
加工內(nèi)容 加工內(nèi)容和包裝條件也是需要確認(rèn)的內(nèi)容。
如果以上內(nèi)容都符合配送中心的要求,信息就會(huì)向后依次傳遞,完成配貨;如果不符合配送中心的要求,信息在這個(gè)環(huán)節(jié)就被攔截住。
3.制定訂單號(hào)碼
為了能夠更好地管理訂單,也為了使整個(gè)生產(chǎn)和物流過程更加順暢,配送中心要對(duì)訂單進(jìn)行編碼,這也是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的一個(gè)基本要求。
4.建立客戶檔案
客戶檔案應(yīng)該包括客戶名稱、信用等級(jí)、信用額度、付款條件、配送區(qū)域、財(cái)務(wù)賬號(hào)、配送路徑和地址、卸貨點(diǎn)特性、是否具備裝卸功能以及其他配送要求等。
建立客戶檔案可以為后面的服務(wù)打好基礎(chǔ)。
5.存貨查詢及依訂單分配存貨
存貨查詢
存貨查詢就是要檢查庫存狀況,包括是否有貨、能否滿足顧客的訂貨條件等。
依訂單分配存貨
訂單分配模式。訂單分配的模式有兩種:一是單一訂單分配,就是把收到的訂單及時(shí)下發(fā)到物流管理部,物流管理部可以在第一時(shí)間看到相應(yīng)信息并開始工作,這樣做的好處是及時(shí)性強(qiáng);二是批次訂單分配,就是把收到的訂單按不同時(shí)間段集成一批,統(tǒng)一下發(fā)到物流管理部,如在11:30時(shí),把上午收到的全部訂單下發(fā)到物流部。這樣做的好處是能夠集中工段,提高效率。
對(duì)于大客戶,一般采取單一訂單分配的方式;對(duì)于普通客戶,或者訂單的貨品是常規(guī)性質(zhì)的,就應(yīng)該采取批次訂單分配的方式。
庫存不足的處理方法。當(dāng)某商品的出貨量大于可分配的庫存量時(shí),可以按照四個(gè)原則決定配送的優(yōu)先性:有特殊優(yōu)先權(quán)的客戶優(yōu)先發(fā)貨,如A類客戶;根據(jù)訂單交易量或者交易額判斷,交易量大的優(yōu)先發(fā)貨;對(duì)公司貢獻(xiàn)度較大的訂單優(yōu)先配送;根據(jù)客戶的信用情況判斷,信用度好的客戶優(yōu)先配送。
6.計(jì)算揀取的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間
計(jì)算揀取物品的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間可以分為三步:
第一步,計(jì)算揀取每一單元貨物的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間;
第二步,計(jì)算每個(gè)品項(xiàng)的訂購數(shù)量,再配合每個(gè)品項(xiàng)的尋找時(shí)間計(jì)算每品項(xiàng)揀取的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間;
第三步,統(tǒng)籌安排每個(gè)品項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間。
7.依訂單排定出貨和揀貨程序
一般而言,每個(gè)配送中心都有自己的運(yùn)作規(guī)則,通常按照客戶的分類、工作量的大小、揀取標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間或者內(nèi)部工作負(fù)荷來排定出貨時(shí)間及揀貨先后順序。
8.分配后存貨不足的處理
如果現(xiàn)有存貨數(shù)量無法滿足客戶的需求,客戶又不愿以替代品替代,訂單處理部就應(yīng)該按照客戶的意愿與公司的政策來決定處理方式。
分配后存貨不足的處理方式有四種:一是重新調(diào)撥,即從別的公司調(diào)撥物品;二是補(bǔ)貨,即從供應(yīng)商處補(bǔ)充貨物;三是延遲交貨;四是取消訂單,當(dāng)客戶覺得貨物不重要,且物品的可得幾率較小時(shí),可以采用這種處理方式。
9.訂單資料處理輸出
訂單處理完后需要將數(shù)據(jù)傳遞給下一道工序(如倉儲(chǔ)部),以便其依據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行作業(yè),這就需要打印物流作業(yè)單據(jù)。
常見的物流作業(yè)單據(jù)有揀貨單(出庫單)、送貨單、缺貨資料等。其中,缺貨資料是以后采購部門進(jìn)行采購、補(bǔ)貨部門進(jìn)行補(bǔ)貨、調(diào)貨部門進(jìn)行調(diào)貨的依據(jù)。
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